Stadgar för Swedish Airsoft Regiment
Antagna av årsmötet 2024-01-28

§1 Föreningens namn
Föreningens namn är Swedish Airsoft Regiment

§2 Föreningens säte
Styrelsen har sitt säte i Stockholm.

§3 Föreningsform
Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sveriges roll och konfliktspelsförbund.

§4 Syfte
Föreningens syfte är främst att främja spelandet av airsoft, och att till sina medlemmar leverera en struktur, materiel, idéer och förutsättningar för att göra det roligare och enklare.
Föreningen är en paraplyorganisation som kan organisera flertalet airsoftlag med olika inriktning.
Lagen har rätt att själva välja inriktning och medlemmar, men förbinder sig att följa föreningens stadgar och endast spela under S.A.R:s märke när de officiellt representerar föreningen. De har rätt att göra mindre modifikationer på lagpatchen efter styrelsens godkännande.
Bildande av nya lag i föreningen sker genom ansökan till och godkännande från styrelsen.

§5 Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden. Föreningen SAR är ingen arena för uttryck av politiska eller religiösa åsikter. Nolltolerans gäller mot alla typer av kränkande behandling, exempelvis i form av främlingsfientlighet, rasism eller sexism. Den medlem som bryter mot denna regel kan avhysas från spelplan omedelbart och vara föremål för avstängning från föreningens verksamhet.

§6 Verksamhetsår
Verksamhetsåret löper från 1a januari till 31a december.
Medlemskapet är dock giltigt fram till och med årsmötet efterföljande år.

§7 Medlemmar och medlemskap
För att bli medlem i S.A.Rs huvudföreningmåste personen ha fyllt 18 år. 18-årsgräns gäller på alla airsoftspel föreningen samt anslutna lag arrangerar. Detta gäller alla deltagare, även de deltagare som inte är med i föreningen.

Som medlem antas den som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att betala föreningens medlemsavgift. Medlemskapet är aktivt så
snart årets avgift betalats och personuppgifterna registrerats i EBas eller annat kommande medlemsregister.
Avgiftens storlek beslutas på årsmötet.

I det fall årsmötet beslutar om en avgift på noll kronor begär man inträde i föreningen genom att skicka en skriftlig ansökan till föreningens kassör. Medlemskapet i föreningen måste aktivt förnyas varje år.

Styrelsen kan besluta att stänga av enskild medlem från föreningens aktiviteter efter:

1. Allvarliga brott mot stadgarna
2. Upprepade incidenter av olämpligt beteende som antingen direkt eller på sikt kan skada föreningens anseende.
3. Vid fysiskt eller allvarligt verbalt våld eller kränkande behandling.

Avstängning skall i mesta möjliga mån föregås av en muntlig och skriftlig varning med klart angivna skäl.

Uteslutning ur föreningen är en sista åtgärd, innan den tas till skall andra lösningar ha diskuterats och prövats. Om ingen förbättring sker kan styrelsen med enhälligt beslut verkställa en uteslutning ur föreningen. Denna uteslutning skall överlämnas skriftligt och det ska tydligt framgå på vilka grunder personen utesluts och i de fall uteslutningen är tidsbestämd skall även detta framgå. Arbetet skall alltid ske enligt arbetsplanen för överträdelser. Om en medlem lämnar föreningen tidigare under året, oavsett om det är frivilligt eller vid uteslutning utgår ingen återbetalning av medlemsavgiften.

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse skall alltid bestå av ordförande, kassör och sekreterare. Dessa 3 poster bör kompletteras med extra ledamöter. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen.
Styrelsemöten kan endast ha en beslutande funktion om minst 3 av styrelsemedlemmarna deltar. Beslut inom styrelsen fattas med enkel majoritet.
Samtliga styrelseroller är av tjänande karaktär. Styrelsen är där för medlemmarnas skull och skall oavbrutet tillse deras gemensamma och/eller individuella bästa.

Rollerna Ordförande, Kassör och Sekreterare skall om möjligt alltid tillsättas från dem som tidigare innehaft en post i föreningens styrelse då dessa behöver vara införstådda i styrelsens arbete redan vid tillträdet. Denna regel frångås om den tilltänkta suttit i en styrelse som inte beviljats ansvarsfrihet av ett av SARs årsmöten eller som av annan orsak bedöms direkt olämplig av en kvalificerad majoritet på 2/3 av årsmötet.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter mötet. Posterna i styrelsen innehas från ett årsmöte till nästa. Valbar är medlem i föreningen. Val sker genom egen kandidatur. En styrelse kan också föreslås av en valberedning.

Styrelsemedlem som sitter i minst tre år arvoderas vid avgång med en gåva av minst 500 kr värde.

§9 Revisorer
För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmöte en eller två revisorer. Valbar är person som inte sitter i styrelsen. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Valbar är medlem i föreningen.

§11 Ordinarie årsmöte
Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar personligen skriftligt meddelas minst två veckor i förväg (med personligen avses här t.ex. via mail eller sms).
Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:
1. mötets öppnande
2. mötets behörighet
3. val av mötets ordförande
4. val av mötets sekreterare
5. val av två personer att justera protokollet och rösträknare
6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året
7. ekonomisk berättelse för förra året
8. revisorernas berättelse för förra året
9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse
10. årets verksamhetsplan
11. årets budget och fastställande av medlemsavgift
12. val av årets styrelse
13. val av årets revisor
14. val av årets valberedare
15. övriga frågor
16. mötets avslutande

§12 Extra årsmöte
Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar personligen skriftligt meddelas minst två veckor i förväg (med personligen avses här t.ex. via mail eller sms).
På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.

§13 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna föreningens firma.

§14 Rösträtt
Endast fullt betalande medlem som närvarar på mötet eller som skriftligen till styrelsen angivit ett ombud har rösträtt på årsmötet. En person kan endast företräda en person åt gången. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsens ordinarie ledamöter rösträtt, alternativt enligt ovanstående regler gällande ombud.

§15 Röstetal
Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej.

Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal är ordförandens röst avgörande, om ordföranden inte är på plats har kassören den avgörande rösten och om kassören inte är på plats har sekreteraren den avgörande rösten. På årsmötet är det den avgående styrelsens ledamöter som innehar vågmästarrollen enligt ovan.

§16 Stadgeändring
Dessa stadgar kan bara ändras under årsmöten.

För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.

Ändring av föreningens stadgar kräver likalydande beslut på två på varandra följande årsmöten där en måste vara ordinarie. Dessa möten får inte ske inom en och samma 6 månaders period.

§17 Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på ett ordinarie årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen.

Föreningen kan endast upplösas med ett av årsmötet enhetligt beslut.
Vid upplösning ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet.

§18 Försäljning
Försäljning i föreningens olika forum sker under eget ansvar och under iakttagande av god affärssed. Regler och konsekvenser av att bryta mot dem hanteras på varje plats individuellt.

§19 S.A.R och samhället
S.A.R skall verka aktivt för airsoftsportens anseende och status i samhället. Det innebär laglydighet och omsorg om den allmänna säkerheten och miljön. Det innebär att vi inte spelar utan att meddela polis, brandkår eller annan relevant myndighet om det finns risk för störning. Det innebär att vi alltid, i möjligaste mån, spelar med markägares tillstånd. Det innebär att vi inte deltar i spel eller spelaktiviteter som kan reflektera negativt på sporten som helhet.
Medlem som önskar avstå från obehagsframkallande eller kränkande aktiviteter under spel har absolut rätt att avstå. Alla påtryckningsförsök är att betrakta som ett stadgebrott.

§20 Budget & inköp
Föreningen kan köpa in material och utrustning för att underlätta och maximera upplevelserna vid spel. Dessa inköp skall vara anpassade så att de kan vara till nytta för merparten av medlemmarna.
Årsmötet beslutar om föreningens budget för verksamhetsåret. Styrelsen ska efter bästa förmåga följa den budget som satts upp för året.

§21 Föreningens utrustning
Föreningens utrustning ska förvaras i ett förråd som disponeras av föreningen eller hemma hos styrelsemedlemmar.
Medlemmar ska kunna låna och använda utrustningen. Detta sker genom att utrustningen i förväg bokas av den som avser använda den.
Vid utlåning gäller personligt ansvar hos den bokande. I det fall utlånat materiel går sönder kan föreningen kräva ersättning från den medlem som lånade utrustningen inom rimlig tid, dock max 3 månader. Med ersättning avses främst ett identiskt eller likvärdigt föremål. I undantagsfall kan pengar motsvarande föremålets värde mottas som ersättning,

§22 Spelplatser
I de fall föreningen hyr eller förfogar över spelplatser skall ansvaret för, styret av och underhållet av dessa platser skötas av styrelsen eller av styrelsen utsedd person eller grupp.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här