Angående våra stadgar och framförallt föreningens namn. 2018 beslutades det att föreningen skulle byta namn från ”Närcon” till ”Svenska Cosplayföreningen”. Årsmötet var enigt och på nästkommande årsmöte skulle namnbytet slutföras. Detta gjordes också men då det protokollet saknas och förra styrelsen inte kan få fram det så har alltså föreningen rent formellt inte bytt namn och därav har vi justerat våra stadgar så att det är rätt namn, rent juridiskt. Föreningen heter alltså fortfarande Närcon men vi går under namnet Svenska Cosplayföreningen i alla officiella sammanhang.

§1 Föreningens namn
Föreningens namn är Närcon.

§2 Föreningens säte
Styrelsen har sitt säte i Stockholm.

§3 Föreningsform
Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sveriges roll och konfliktspelsförbund (Sverok).

§4 Syfte
Föreningen ska främja cosplay och kringliggande intressen såsom hantverk och annat associerat med cosplay såsom film, tv-serier, spel och böcker.

§5 Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.

§6 Verksamhetsår
Verksamhetsåret är 1 januari till 31 december.

§7 Medlemmar
Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en skriftlig anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem. Medlem som ej betalt medlemsavgift anses ha begärt utträde ur föreningen. Medlem kan när som helst begära utträde ur föreningen genom muntligt eller skriftligt meddelande till styrelsen.

En medlem som allvarligt skadar föreningen kan avstängas av styrelsen. Avstängd medlem måste diskuteras på nästa årsmöte. Antingen så upphävs då avstängningen eller så utesluts medlemmen.

Styrelsen och årsmöte kan upphäva avstängning och uteslutning.

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande, vice kassör och extra ledamöter väljas.

Samma person får inte ha flera poster i styrelsen.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

§9 Revisorer
För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmöte en eller två revisorer. Valbar är person som inte sitter i styrelsen. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare.

Valbar är medlem i föreningen.

§11 Ordinarie årsmöte
Ordinarie årsmöte skall hållas innan 31 oktober. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst sex (6) veckor i förväg. Möteshandlingarna ska finnas medlemmarna tillhanda senast tre (3) veckor före årsmötet. Motionsstopp råder fyra (4) veckor före årsmötet.

Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:

mötets öppnande

mötets behörighet
val av mötets ordförande
val av mötets sekreterare
val av två personer att justera protokollet
styrelsens verksamhetsberättelse för förra året
ekonomisk berättelse för förra året
revisorernas berättelse för förra året
ansvarsfrihet för förra årets styrelse
årets verksamhetsplan
årets budget och fastställande av medlemsavgift
val av årets styrelse
val av årets revisor
val av årets valberedare
övriga frågor
mötets avslutande
§12 Extra årsmöte
Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.

§13 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande eller kassör eller båda två. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna föreningens firma.

§14 Rösträtt
Endast fullt betalande närvarande medlem har rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.

§15 Röstetal
Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej.

Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal genomförs ytterligare en (1) ny omröstning, uppvisar även denna lika röstetal faller förslaget. Vid lika röstetal vid personval till post som krävs enligt stadgarna, genomförs ytterligare en (1) omröstning, uppvisar även denna lika röstetal avgör slumpen.

§16 Stadgeändring
Dessa stadgar kan bara ändras på årsmöte.

För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.

Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändringar (§16) och upplösning (§17) kräver likalydande beslut på två på varandra följande ordinarie årsmöten.

§17 Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte.

Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen.

Föreningen kan inte upplösas så länge minst fem medlemmar vägrar godkänna upplösningen.

Vid upplösning ska föreningens skulder betalas.

Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna används även som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens landstingsbidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region/landstingsförbund kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.