KAPITEL 1. Allmänna bestämmelser

§1. Ändamål
Föreningens syfte är att främja och utöva levande rollspel för barn och ungdom och därtill relaterade aktiviteter.
Föreningen arbetar med likabehandling, för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i verksamheten och påverka den.

§2 Föreningens namn och säte.
Föreningens fullständiga namn är Västmarken Lajv.
Föreningen har sin hemort/säte i Partille kommun.

§3 Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.

§4 Sammansättning, tillhörighet m.m.
Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.
Föreningen är ansluten till Svenska roll och konfliktspelsföreningen (SVEROK).

§5 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen.

§6 Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m.. den 1 januari t o m den 31 december.

§7 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt. Styrelsen har rätt att delegera firmateckningsrätten till två styrelseledamöter var för sig eller till en eller flera särskilt utsedda personer. Den som genom delegation fått fullmakt att företräda föreningen ska återrapportera till styrelsen.

§8 Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

§9 Upplösning
Årsmötet kan besluta att föreningen skall läggas ner. Om föreningen läggs ner, skall alla skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller saker kvar skall dessa skänkas till en välgörenhet med barn och ungdomsverksamhet eller skickas tillbaka till SVEROK.

KAPITEL 2. Föreningens medlemmar

1§ Medlemskap
Alla personer som godkänner föreningens stadgar har rätt att bli medlem. Medlem blir den som i text anmält medlemskap till föreningen.
Medlem, som önskar utträda ur förening, ska skriftligen anmäla detta.
Om medlem inte betalat medlemsavgift under två på varandra följande år, får föreningen besluta om medlemskapets upphörande. Om inte annat beslutas upphör medlemskapet enligt första eller andra stycket när medlemmen avförs från medlemsförteckningen.
Medlem kan tillfälligt uteslutas av styrelsen om medlemmen, trots påminnelser, har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter. Medlem kan också tillfälligt uteslutas av styrelsen om medlemmen motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot föreningens stadgar eller på annat sätt skadat föreningens intressen.
2§ Medlems skyldigheter och rättigheter
Medlem
• ska följa föreningens stadgar och beslut som fattats av föreningsorgan
• ska betala de avgifter som beslutats av föreningen,
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna,
• har rätt till information om föreningens angelägenheter i den utsträckning som följer av 6 kap 2 §,
• har inte rätt att ta del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.

3 § Utträde
Medlem, som önskar utträda ur förening, ska skriftligen anmäla detta.
Om medlem inte betalat medlemsavgift under två på varandra följande år, får föreningen besluta om medlemskapets upphörande. Om inte annat beslutas upphör medlemskapet enligt första eller andra stycket när medlemmen avförs från medlemsförteckningen.
Medlem kan tillfälligt uteslutas av styrelsen om medlemmen, trots påminnelser, har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter. Medlem kan också tillfälligt uteslutas av styrelsen om medlemmen motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot föreningens stadgar eller på annat sätt skadat föreningens intressen.
4 § Uteslutning m.m.
En tillfälligt utesluten medlem har rätt att få sin sak prövad vid nästkommande årsmöte där denne får delta. Styrelse och årsmöte kan häva uteslutning.

KAPITEL 3 Årsmöte

1 § Tidpunkt och kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.
Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista ska av styrelsen senast två veckor före mötet tillhandahållas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt.
I kallelsen ska anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

2§ Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet.
Förslag från medlem (motion} ska vara styrelsen tillhanda senast tre veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet avge skriftligt yttrande över motionerna.

3§ Sammansättning och beslutsförhet
Årsmöte består av närvarande röstberättigade medlemmar. Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. Medlemmar får delegera sin röst till en av sina vårdnadshavare.

4§ Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras:
• Fastställande av röstlängd för mötet.
• Val av ordförande och sekreterare för mötet.
• Val av protokolljusterare och rösträknare.
• Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
• Fastställande av föredragningslista.
• Styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut för det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
• Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
• Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
• Fastställande av medlemsavgift er.
• Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för kommande verksamhets-/ räkenskapsår.
• Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.
Val av
a) föreningens ordförande för en tid av ett år
b) övriga ledamöter i styrelsen för en tid av ett år
c) valfritt antal suppleanter
d) en revisorer för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta
e) mest tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska
utses till sammankallande eller ordförande

5§ Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.
styrelseledamöter får ett arvode på samma summa som medlemsavgiften

6§ Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en fjärdedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning ska avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den snarast utlysa ett sådant möte. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte ska senast två veckor före mötet tillställas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt. Vid extra årsmöte får endast den eller de frågor som angetts i förslaget till föredragningslista behandlas.

7§ Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering). Alla röstberättigade medlemmar har en röst var. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock val ske slutet.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet.

8§ Ikraftträdande
Beslut fattade av årsmöte gäller från årsmötets avslutande om inte annat sägs.

KAPITEL 4. Valberedning

1§ Sammansättning
Valberedningen ska bestå av minst en och mest tre ledamöter valda av årsmötet.
§ 2 Åligganden
Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte, och ska i detta arbete fortlöpande under verksamhetsåret följa styrelsens och revisorns arbete. De som ingår i valberedningen får inte obehörigen röja vad de i denna egenskap fått kännedom om.

Senast två veckor före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.

KAPITEL 5. Revision

1§ Revisorer och revision
Föreningens räkenskaper och förvaltning ska årligen granskas av de av årsmötet utsedda revisorn/ erna. Revisorerna ska vara oberoende av dem som de har att granska. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.
Föreningens räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före kallelsen går ut till årsmötet.
Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 7 dagar före årsmötet.

KAPITEL 6. Styrelsen
1§ Sammansättning
Styrelsen ska bestå av ordförande samt minst två övriga ledamöter. Styrelsen ska inom sig utse de övriga befattningshavare som behövs.
Vid förhinder för ledamot ersätts ledamoten av suppleant. Om ledamot avgår i förtid ersätter suppleanten ledamoten för tiden t.o.m. nästföljande årsmöte. Suppleant har rätt att delta på alla ordinarie styrelsemöten.

2§ Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen ska svara för förening ens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att:
• se till att föreningen följer gällande författningar och andra bindande regler,
• verkställa av årsmötet fattade beslut,
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen och för detta utarbeta arbetsordning samt instruktioner för underliggande föreningsorgan,
• ansvara för och förvalta föreningens medel,
• fortlöpande informera medlemmarna om föreningens angelägenheter i den utsträckning detta inte kan skada föreningens intressen,
• tillställa revisorns räkenskaper m.m. enligt 5 kap. 1 §, och
• förbereda årsmöte

Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut. Har ordföranden förhinder väljs en vice ordföranden på aktuellt möte att träda in i ordförandens ställe.
Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna i övrigt genom en särskild upprättad arbetsordning.

3§ Kallelse, beslutsförighet och omröstning
Styrelsen ska sammanträda på kallelse av ordföranden minst en vecka innan möte.
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Ordföranden får besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning (beslut per capsulam) eller vid telefonsammanträde eller med hjälp av annan teknisk utrustning.
Vid sammanträde eller beslutsfattande enligt föregående stycke ska protokoll upprättas. Protokoll ska undertecknas av mötesordföranden och utsedd protokollssekreterare. Avvikande mening ska antecknas i protokollet.


Stadgarna reviderades i samband med Västmarken Lajvs årsmöte i Sävedalen, 220130

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.