Föreningens stadgar
Stadgar för föreningen TTRPG Uppsala
Fastställda den 11 december 2021, reviderade den 21 december 2021
Innehåll
1 kap Allmänna bestämmelser 3
1 § Ändamål 3
2 § Föreningens namn m.m. 3
3 § Föreningens beroende 3
4 § Beslutande organ 3
5 § Verksamhets- och räkenskapsår 3
6 § Firmateckning 3
7 § Anslutning till Sverok 3
8 § Stadgeändring 3
9 § Upplösning av föreningen 3
2 kap Föreningens medlemmar 4
1 § Medlemskap 4
2 § Medlems skyldigheter och rättigheter 4
3 § Utträde 4
4 § Uteslutning m.m. 4
3 kap Årsmöte 5
1 § Tidpunkt och kallelse 5
2 § Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet 5
3 § Sammansättning och beslutsförhet 5
4 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet 5
5 § Ärenden vid årsmötet 5
6 § Valbarhet 6
7 § Extra årsmöte 6
8 § Beslut och omröstning 6
9 § Ikraftträdande 7
4 kap Valberedning 7
1 § Sammansättning 7
2 § Åligganden 7
5 kap Revision 7
1 § Revisor och revision 7
6 kap Styrelsen 8
1 § Sammansättning 8
2 § Styrelsens åligganden 8
3 § Kallelse, beslutsförhet och omröstning 8
4 § Överlåtelse av beslutanderätten 8
7 kap Övriga föreningsorgan 9
1 § Kommittéer, arbetsgrupper, och andra underliggande föreningsorgan 9
2 § Instruktioner 9
3 § Budget och verksamhetsplan 9
4 § Återrapportering 9
1 kap Allmänna bestämmelser
1 § Ändamål
Föreningen har som ändamål att
agera forum för tabletop roleplaying game-spelare;
på de sätt rimliga underlätta för spelgrupper att genomföra sessioner samt
planera och genomföra tabletop roleplaying game relaterade evenemang.
Föreningen ska motverka all form av diskrimination.
2 § Föreningens namn m.m.
Föreningens fullständiga namn är TableTop Role Playing Group Uppsala.
Föreningen har sitt säte i Uppsala kommun.
3 § Föreningens beroende
Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
4 § Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen.
5 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m. den 1 januari t.o.m. den 31 december.
6 § Firmateckning
Styrelsen ska utse vem eller vilka som innehar firmateckningsrätten.
Firmatecknare för föreningen ska återrapportera till styrelsen.
Styrelsen som helhet innehar alltid firmateckningsrätt.
7 § Anslutning till Sverok
Föreningen är ansluten till Sverok.
8 § Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen som motion till årsmötet.
9 § Upplösning av föreningen
Årsmötet kan bestämma att föreningen ska upplösas. Föreningen upplöses inte så länge det finns minst tre medlemmar som vill driva föreningen vidare.
Om föreningen upplöses ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller saker kvar när den läggs ned ska dessa skänkas till en ideell förening med liknande syfte eller till Sverok. En ansvarig ska utses av årsmötet för att avsluta föreningens konton, säga upp eventuella avtal, sköta överföring av tillgångar och avregistrering från Sverok.
2 kap Föreningens medlemmar
1 § Medlemskap
Alla personer som vill stödja föreningens ändamål samt godkänner föreningens stadgar har rätt att beviljas medlemskap.
Medlemskapet gäller till och med det påföljande verksamhetsårets årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen.
2 § Medlems skyldigheter och rättigheter
Medlem
ska följa föreningens stadgar och beslut som fattats av föreningsorgan,
ska betala de avgifter som beslutats av föreningen,
ska hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen,
ska behandla alla andra medlemmar med hänsyn och respekt,
godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen,
har rätt att delta i evenemang som anordnas för medlemmarna,
har rätt till information om föreningens angelägenheter i den utsträckning som styrelsen anser lämpligt,
har inte rätt att ta del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.
3 § Utträde
Medlem, som önskar utträda ur förening, ska skriftligen anmäla detta.
Om inte annat beslutas upphör medlemskapet enligt första stycket när medlemmen avförs från medlemsförteckningen. Personen ska underrättas om att medlemskapet har upphört.
4 § Uteslutning m.m.
Medlem får, utan iakttagande av 4 § andra stycket, avstängas om medlemmen, trots påminnelser, har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter. Medlem får avstängas om medlemmen motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot föreningens stadgar eller på annat sätt skadat föreningens intressen. Avstängning gäller till och med nästa årsmöte. Beslut om avstängning får dock begränsas till att omfatta viss tid. Sådan tidsbegränsad avstängning får som mest omfatta sex månader från beslutsdagen.
Om tillräckliga skäl för avstängning inte föreligger får föreningen i stället meddela medlemmen varning.
Beslut om avstängning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss av föreningsstyrelsen angiven tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts.
I beslut om avstängning eller varning ska skälen redovisas. Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skickas till medlemmen.
En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten.
En medlem som är avstängd kan uteslutas ur föreningen. Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen. Om en medlem blivit avstängd måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.
3 kap Årsmöte
1 § Tidpunkt och kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls senast den 31 mars varje år på tid och plats som styrelsen bestämmer.
Kallelse till årsmötet ska av styrelsen senast fyra veckor före mötet tillhandahållas medlemmarna personligen på sätt styrelsen bestämt. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar ska det anges i kallelsen.
Verksamhetsberättelse, årsredovisning/årsbokslut, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget, styrelsens förslag på föredragningslista samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen ska anges var dessa handlingar finns tillgängliga.
2 § Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet.
Förslag från medlem (motion) ska vara styrelsen tillhanda senast två veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet avge skriftligt yttrande över motionerna.
3 § Sammansättning och beslutsförhet
Årsmöte består av närvarande röstberättigade medlemmar.
Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
4 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet
För att vara röstberättigad på årsmöte krävs:
att personen varit medlem minst två veckor före årsmötet.
Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
5 § Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras:
Mötets öppnande
Beslut om mötets giltighet
Val av ordförande och sekreterare för mötet.
Val av protokolljusterare och rösträknare.
Fastställande av röstlängd för mötet.
Fastställande av dagordning.
Styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut för det senaste verksamhets- /räkenskapsåret.
Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- /räkenskapsåret.
Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
Fastställande av medlemsavgifter.
Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.
Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för kommande verksamhets-/räkenskapsår.
Val av
föreningens ordförande;
övriga ledamöter i styrelsen;
revisorer. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta;
ledamöter i valberedningen, av vilka en ska utses till ordförande.
Eventuella övriga frågor.
6 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är medlem av föreningen.
Valbar till revisor är alla som inte valts till styrelsen.
7 § Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en fjärdedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning ska avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran.
Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte ska senast 14 dagar före mötet tillställas medlemmarna personligen på sätt styrelsen bestämt.
Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycken.
Vid extra årsmöte får endast den eller de frågor som angetts i förslaget till föredragningslista behandlas.
8 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 1 kap. 8 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet ska vara antingen absolut eller relativ.
Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster.
För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster.
Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock val ske slutet.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal två gånger i rad att förslaget inte går igenom. Vid val ska i händelse av lika röstetal två gånger i rad slumpen avgöra. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
9 § Ikraftträdande
Beslut fattade av årsmöte gäller från årsmötets avslutande om inte annat sägs.
4 kap Valberedning
1 § Sammansättning
Valberedningen ska bestå av en ordförande och minst en övrig ledamot valda av årsmötet.
Valberedningen ska sammanträda när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.
2 § Åligganden
Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte.
Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga nuvarande ledamöter om de vill kandidera för nästa mandattid. Samt upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater.
Senast tre veckor före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.
Innan kandidatnominering påbörjas på årsmötet ska valberedningen meddela sitt förslag beträffande det val nomineringen avser.
5 kap Revision
1 § Revisor och revision
Föreningens räkenskaper och förvaltning ska årligen granskas av de av årsmötet utsedda revisorerna.
Årsmötet skall välja minst en revisor.
Revisorerna ska vara oberoende av dem som de har att granska.
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.
Föreningens räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.
Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.
6 kap Styrelsen
1 § Sammansättning
Styrelsen ska bestå av ordförande och minst två övriga ledamöter. Styrelsen ska i den mån möjligt vara mångfaldig samt bestå av ett udda antal personer.
Styrelsen ska inom sig utse de befattningshavare som behövs.
Styrelsen får utse adjungerad ledamot. Sådan ledamot har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. Adjungerad ledamot får utses till befattning inom styrelsen.
2 § Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter.
Styrelsen ska svara för föreningens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att
tillse att föreningen följer gällande författningar och andra bindande regler,
verkställa av årsmötet fattade beslut,
planera, leda och fördela arbetet inom föreningen och för detta utarbeta arbetsordning samt instruktioner för underliggande föreningsorgan,
ansvara för och förvalta föreningens medel,
fortlöpande informera medlemmarna om föreningens angelägenheter i den utsträckning detta inte kan skada föreningens intressen,
tillställa revisorerna räkenskaper m.m. enligt 5 kap. 1 §,
förbereda årsmöte, och
tillhandahålla möjlighet för medlemmar att förmedla önskemål om föreningens verksamhet till styrelsen.
Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut.
Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna i övrigt genom en särskild upprättad arbetsordning.
3 § Kallelse, beslutsförhet och omröstning
Styrelsen ska sammanträda på kallelse av ordföranden. Ordföranden är skyldig att kalla till sammanträde då minst två ledamöter har begärt det. Underlåter ordföranden att utfärda kallelse får de som gjort framställningen kalla till sammanträde.
Ordförande och samtliga icke-adjungerade styrelseledamöter innehar rösträtt.
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal två gånger i rad röstas beslutet ned. Röstning får inte ske genom ombud.
Vid sammanträde eller beslutsfattande enligt föregående stycken ska protokoll upprättas. Protokoll ska undertecknas av mötesordföranden, utsedd protokollssekreterare och eventuell justerare.
4 § Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till kommitté eller annat organ eller till enskild medlem, anställd eller annan utsedd person.
Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke ska fortlöpande underrätta styrelsen härom.
7 kap Övriga föreningsorgan
1 § Kommittéer, arbetsgrupper, och andra underliggande föreningsorgan
Styrelsen får vid behov inrätta eller avskaffa tillfälliga och ständiga kommittéer och arbets- och projektgrupper.
2 § Instruktioner
Föreningens styrelse ska, i särskild instruktion eller på annat lämpligt sätt, fastställa de befogenheter och skyldigheter som de underliggande organen har.
3 § Budget och verksamhetsplan
Sektion/kommitté ska upprätta förslag till budget och verksamhetsplan för sektionen/kommittén att gälla under nästföljande verksamhetsår. Budget och planen inges till styrelsen för godkännande på tid som den bestämmer. Styrelsen gör de ändringar i budgeten och planen som bedöms vara nödvändiga med hänsyn till föreningens skyldigheter i olika hänseenden, föreningens ekonomiska ställning eller den väntade utvecklingen av föreningens verksamhet.
4 § Återrapportering
Den som fått bemyndigande av styrelsen enligt 6 kap. 4 § ska fortlöpande underrätta styrelsen genom återrapportering i den ordning som styrelsen fastställt i instruktion.
