Stadgar för föreningen KodachiKai 2022-04-10

§ 1 Förening
KodachiKai är en ideell förening inriktad på alla former av populär- och nördkultur till exempel spel (TV-, dator-, bräd- och kortspel), serier (manga-/webb-/superhjälteserier), animerad film (anime och cartoons) samt övriga aktiviteter med populärkulturell anknytning. Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
Föreningen har sitt säte i Lund. Kodachikai och våra avdelningar har valt att vara anslutna till förbundet Sverok och kan därmed inte gå med i andra förbund.

§ 2 Syfte
Föreningens syfte är att främja intresset för och kunskapen om alla former av populär- och nördkultur såsom cosplay, dorama, anime, karaoke, TV-serier, manga, lajv, sagoberättande, brädspel, kortspel, m.m.
Föreningen har dessutom för avsikt att: främja sociala kontakter mellan medlemmar uppmuntra nördkulturella aktiviteter bland medlemmarna. bidra till medlemmars kulturella utveckling med hjälp av föreläsningar, workshops, tävlingar och liknande aktiviteter. organisera sociala aktiviteter, konvent, mässor och dylikt med fokus på populär- och nördkulturella intressen.

§ 3 Verksamhetsår
Verksamhetsåret sammanfaller med kalenderåret 1 januari - 31 december.

§ 4 Värdegrund och Likabehandlingsplan
Föreningen Kodachikai ska alltid ha en tillgänglig och uppdaterad värdegrund & likabehandlingsplan som ska efterlevas på samtliga event och möten som sker i föreningens namn. Värdegrund & likabehandlingsplan ska vara lätt för personer att hitta på föreningens hemsida och samtliga funktionärer ska få information om att/vart de finns. Värdegrunden uppdateras på årsmötet, på förslag av medlemmar eller styrelsen. Efter uppdateringar ska medlemmarna informeras via eBas om förändringar och var värdegrunden & likabehandlingsplan finns tillgängliga. Styrelsens förslag på förändringar ska finnas med i kallelsen. Medlemmarnas förslag till förändringar behöver vara styrelsen tillhanda i form av motion senast en (1) vecka innan årsmötet.

§ 5 Medlemskap
Medlemskap är tillgängligt för alla. Medlem är den som för det aktuella året registrerat sig hos föreningen samt betalat den årliga medlemsavgiften eller fått denne efterskänkt av föreningen. Medlemskapet innebär även rätt att delta med rösträtt på nästkommande års årsmöte. Medlemmen åtar sig att följa föreningens stadgar och värdegrund.
Medlemsavgiften kan inte sättas till noll kronor.
Medlem kan när helst denne så önskar utträda ur föreningen, genom skriftlig eller muntlig begäran till styrelsen. Medlem som ej erlagt medlemsavgift anses ha begärt utträde ur föreningen.
En medlem som missköter sig kan bli avstängd av föreningens styrelse och kan då ej vara med på aktiviteter eller event som föreningen anordnar. På nästkommande årsmöte måste det då beslutas om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet och får endast rösta i frågan om sin
uteslutning. Årsmötet kan häva uteslutning och avstängning. Styrelsen kan delegera ut ansvaret för avstängning för specifika event till de som ansvarar för eventet, sådan avstängning gäller då endast eventet i fråga.

§ 6 Årsmöte
Årsmötet är föreningens högsta beslutande instans. Ordinarie årsmöte skall hållas i början av varje kalenderår, dock senast före juni månads utgång. Årsmötet är beslutsmässigt endast om personlig kallelse utgått till alla medlemmar senast två veckor före årsmötet via email, post, telefon eller SMS.
Följande punkter skall alltid vara med på ordinarie årsmötets dagordning:
1. Mötets öppnande
2. Val av mötesordförande och sekreterare
3. Val av protokolljusterare att jämte ordföranden justera protokollet
4. Fråga om kallelse till mötet har utfärdats i behörig ordning
5. Fastställande av röstlängd för mötet
6. Fastställande av dagordningen
7. Genomgång av föregående årsmötes protokoll
8. Föredragande av verksamhetsberättelse och kassaberättelse
9. Revisionsberättelse och beslut om ansvarsfrihet för sittande styrelse
10. Genomgång och godkännande av verksamhetsplan och budget
11. Val av ny styrelse
12. Val av ny valberedning
13. Val av två revisorer
14. Övriga frågor
15. Mötets avslutande
Alla medlemmar äger rätt att lämna förslag, i form av motioner, till årsmötet. Motioner skall vara inlämnade senast en vecka (7 dagar) innan årsmötet. För att möjliggöra detta är styrelsen skyldig att i kallelsen till årsmötet meddela medlemmarna om sista datum för inkomna motioner. Vid omröstning krävs
enkel majoritet där inte annat stadgas. Varje närvarande medlem har en röst där inte annat stadgas. Vid lika röstetal vid personval ska en andra röstomgång genomföras. Om lika röstetal uppstår även då, ska lotten avgöra. Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen.
För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

§ 7 Stadgeändringar
Ändringar i stadgarna kräver 2/3 majoritet under årsmötet eller enkel majoritet under två på varandra följande årsmöten. I kallelsen måste anges om stadgeändringsärende kommer att behandlas.
Upplösningsparagrafen liksom denna paragraf kan inte ändras på annat än två på varandra följande årsmöten.

§ 8 Styrelse
Mellan årsmötena handhas föreningens löpande verksamhet av styrelsen. Denna får besluta i alla frågor som ej enligt stadgarna skall avgöras av årsmötet, och måste sammankallas av ordföranden. Endast styrelsen eller av styrelsen utsedd person har rätt att föra föreningens talan utåt. På styrelsemöte har varje närvarande styrelseledamot rätt att rösta, om en ledamot inte är närvarande får en suppleant rösträtt i personens ställe. Medlemmar kallade till styrelsemöte har rätt att delta och ge förslag vid styrelsemöten, men har ej rätt att rösta.
Styrelsen har sitt säte i Lund. Styrelsen ska bestå av ordförande, sekreterare, kassör och eventuellt övriga ledamöter och suppleanter. Styrelsen måste bestå av minst tre personer. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Alla styrelsemedlemmar utses av stämman och styrelseposter inom styrelsen utses vid konstituerande styrelsemöte. Valbar är medlem i föreningen.
Styrelsen får vid behov omkonstitueras under fortlöpande år. Om ordförande avgår kan valfri ledamot kalla till nytt konstituerande styrelsemöte. Vid omkonstituerande styrelsemöte måste hela kvarvarande styrelsen närvara, ej inräknat suppleanter. Om en styrelseledamot allvarligt missköter sig på ett sätt som riskerar skada förtroendet för styrelsen, föreningen eller konventet har styrelsen möjlighet att utesluta personen ur styrelsen/att skilja personen från dess styrelseuppdrag. Innan beslut fattas måste det anges särskilt i möteskallelse att frågan kommer prövas och den aktuella personen ska få möjlighet att ange inställning till beslutet samt sin version av händelsen. Beslut om uteslutning ur styrelsen kräver enighet bland kvarvarande närvarande styrelsemedlemmar.
Styrelsen är beslutsmässig om minst 50%(avrundat uppåt) av valda ledamöter är närvarande. Om styrelsen i sin helhet består av fyra(4) eller färre ledamöter krävs tre(3) närvarande ledamöter för att styrelsen ska bli beslutsmässig. Sekreteraren ansvarar för att mötesprotokoll tilldelas samtliga ledamöter samt att det vid förfrågan ska kunna lämnas ut till medlemmarna. Endast styrelsen eller av styrelsen utsedd person har rätt att föra föreningens talan utåt.

§ 9 Firmateckning
Det konstituerande styrelsemötet bestämmer vilka som får teckna föreningens firma. Detta ska i regel vara ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna föreningens firma.

§ 10 Valberedning
Valberedningen består av minst 2 valberedare som väljs på årsmötet. Varav en är sammankallande, resterande ledamöter. Valbar är medlem i föreningen. Valberedningens uppgift är att ta fram förslag på styrelse till årsmötet. Valberedningen ska därför söka upp nya ledamöter att föreslå till styrelsepost samt
förhöra sig om vilka i den avgående styrelsen som vill ingå i förslaget till ny styrelse. Valberedningen ska i möjligaste mån ge ett förslag som dels representerar medlemmarna och deras intresse och dels uppfyller eventuella regler om åldersfördelning från vissa bidragsgivare.

§ 11 Revisorer
Revisorns uppgift är att granska styrelsen arbete och redovisa det för nästa årsmöte. Föreningen ska ha minst en eller max två revisorer som väljs på årsmötet samtidigt som styrelsen. De som sitter i föreningens styrelse eller har betydande ekonomiskt ansvar i föreningen kan inte väljas till revisor.

§ 12 Personuppgiftsansvarig
I enlighet med GDPR ska föreningen ha en personuppgiftsansvarig. Om inte annat beslutats under årsmötet så tillfaller rollen sekreteraren. Personuppgiftsansvarig ska ensam eller med annan medlem av styrelsen bestämma ändamålet med och medlen för behandling av medlemmarnas personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig ska vidare se till att: 1. personuppgifterna alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed. 2. personuppgifterna samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål eller inom ramen för föreningens verksamhet, 3. personuppgifterna inte behandlas för något
ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlas in, 4. personuppgifterna inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.
Personuppgiftsansvarig ska vidare se till att personuppgifterna bara behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen. Samtycke innebär var slag av frivillig, särskild och otvetydig viljeyttring genom vilken den registrerade, efter att ha fått information, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att när som helst återkalla ett lämnat
samtycke eller få utlämnat hans eller hennes av föreningen registrerade personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig ska då se till att det sker inom rimlig tid. Om personuppgifterna inte har behandlats i enlighet med GDPR och föreningens stadgar är den personuppgiftsansvarige skyldig att på begäran av den
registrerade snarast rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter.

§ 13 Upplösande
Beslut om föreningens upplösande kräver två på varandra följande årsmöten. Mellan de båda mötena skall förflyta minst en månad. Föreningen kan inte upplösas så länge en ny styrelse kan utses. Vid upplösande av föreningen tillfaller eventuella tillgångar en organisation som tros kunna arbeta för föreningens syfte.
Årsmötet utser denna organisation. Vid upplösande skall föreningens skulder betalas.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.