Föreningens stadgar
Stadgar för Astronomiska-Enheten 2025-11-25
§1 Föreningens namn och hemort
Föreningens namn är Astronomiska-Enheten med Kiruna som hemort.
§2 Ändamål och uppgifter
Föreningen har till uppgift att verka som en ideell förening för spel- och teknikintresserade ungdomar. Föreningens syfte är att erbjuda olika evenemang och regelbundna aktiviteter såsom spelkvällar, LAN eller lajv.
Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden. Föreningen förverkligar sin uppgift i enlighet med sina stadgar samt på det sätt som fastställs vid föreningens möten.
Föreningen kan göra framställningar till myndigheter och upprätthålla kontakt med dessa. För finansiering av verksamhet uppbär föreningen medlemsavgift av sina medlemmar samt mottar bidrag och donationer.
Föreningen är medlem i Sverok, Sveriges roll och konfliktspelsförbund.
§3 Medlemmar
Medlem är den som har betalat medlemsavgift samt följer dessa stadgar. Medlem blir man genom att fylla i sina uppgifter på eBas och skicka in dem till Astronomiska Enheten. Föreningen är skyldig att föra förteckning över sina medlemmar.
§4 Rösträtt
Varje medlem har en röst vardera. Röster för medlemmar som ej närvarar gäller inte. Personval förrättas med slutna valsedlar. Vid lika röstetal hålls en omröstning, därefter får slumpen avgöra, i form av en T6a där udda tal representerar ena sidan och jämna tal representerar andra sidan. Rösträknare, vilket även justeringsmän kan vara, väljs vid varje års- och föreningsmöte.
§5 Medlemsavgift
Föreningens medlemmar erlägger årligen en medlemsavgift vars storlek för nästkommande verksamhetsår fastställs av föreningens årsmöte.
§6 Medlemskapets upphörande
Medlem som bryter mot dessa stadgar eller genom sitt handlande åsamkar föreningen eller dess strävanden skada, kan på förslag av styrelsen skiljas från medlemskap. Styrelsen ska informera den berörda om sitt förslag om uteslutning minst en vecka före det årsmöte där beslut om uteslutning ska behandlas. Medlem som inte erlagt medlemsavgift anses ha utträtt ur föreningen.
Uteslutande ur föreningen kan överklagas på årsmötet.
§7 Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår pågår från augusti till juli och föreningens räkenskapsår är kalenderåret.
§8 Redovisning
Räkenskaperna och handlingar rörande förvaltningen ska tillställas revisorn minst 2 veckor före årsmötet. Revisorn ska till styrelsen en vecka före årsmötet överlämna en skriftlig berättelse om den utförda granskningen.
§9 Årsmöte
Föreningens årsmöte hålls varje verksamhetsår i januari, februari eller mars.
På årsmöten har endast föreningens medlemmar rösträtt och endast medlemmar kan inväljas i styrelsen. På årsmötet fattas beslut med enkel röstmajoritet där stadgar inte säger annat. Kallelse till årsmöte ska tillställas medlemmarna senast två veckor innan mötet genom lämpligt medel. I kallelsen ska meddelas vilka ärenden som ska behandlas.
På föreningens årsmöte skall följande ärenden behandlas:
Mötets öppnande samt godkännande om mötet är stadgeenligt utlyst.
Godkännande av dagordningen.
Val av en mötesordförande samt val av en mötessekreterare.
Val av två justeringsmän tillika rösträknare.
Uppläsande av styrelsens verksamhetsberättelse samt beslut om dess godkännande.
Uppläsande av styrelsens ekonomiska berättelse samt beslut om dess godkännande.
Uppläsande av revisionsberättelsen.
Beviljande av ansvarsfrihet.
Fastställande av verksamhetsplan för kommande verksamhetsår.
Fastställande av budget för kommande räkenskapsår.
Val till styrelseplatser.
Val till föreningens ordförande.
Val till föreningens sekreterare.
Val till föreningens kassörer.
Val av två revisorer.
Val av två valberedare
Fastställande av medlemsavgifter.
Övriga frågor.
Mötets avslutande.
Efter varje genomfört årsmöte ska ett protokoll, signerat av mötesordförande, mötessekreterare samt 2 justerare, förvaras hos föreningens sekreterare. Även verksamhetsberättelsen, verksamhetsplanen, bokslutet samt årsbudgeten ska förvaras i föreningens förråd.
§10 Föreningsmöte
Föreningsmöten hålls då styrelsen så anser det behövligt eller då minst en tiondel av medlemmarna kräver det för att behandla ett och samma ärende. Efter varje genomfört föreningsmöte ska ett protokoll, signerat av mötesordförande, mötessekreterare samt 2 justeringsmän, förvaras i föreningens förråd.
På föreningsmöten har endast föreningens medlemmar rösträtt. På föreningsmöten fattas beslut med enkel röstmajoritet där stadgar inte säger annat. Kallelse till föreningsmöte ska tillställas medlemmarna senast en vecka innan mötet genom e-post eller på annat sätt som beslutas av årsmötet. I kallelsen ska meddelas vilka ärenden som ska behandlas. På föreningsmötet skall endast beslut tas i de ärenden som begärts att behandlas.
§11 Styrelsen
I styrelsen ingår ordförande, vice-ordförande, sekreterare, kassör samt 2 – 8 ledamöter. Styrelsen har friheten att bestämma internt om vilka ledamöter utses till övriga poster, såsom pressekreterare, m.m.
Vid varje årsmöte hålls val till alla styrelseposterna.
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Styrelsen är beslutsmässig om minst hälften av dess medlemmar är närvarande. Vid lika röstetal får styrelseordföranden utslagsröst.
Efter varje genomfört styrelsemöte ska ett protokoll, signerat av ordförande samt mötessekreterare, förvaras i föreningens förråd.
§12 Firmatecknare
Föreningens firma tecknas av föreningens ordförande och/eller kassör.
§13 Revisorer
Vid årsmötet väljs två revisorer. Båda dessa revisorer ska sedan lämna en revisionsberättelse vid nästkommande årsmöte. Om en av revisorerna inte kan fullfölja sitt uppdrag tillsätts en ny vid ett föreningsmöte.
§14 Insyn
Varje medlem i föreningen har rätt till insyn i föreningens verksamhet och ekonomi.
§15 Tolkningstvist
Tolkningstvister om dessa stadgar hänskjuts till årsmötet eller om ordföranden anser det som brådskande fall, till styrelsen. Vid tvist om tolkning av stadgar äger styrelsens tolkning företräde tills tvist avgjorts på årsmöte eller extra årsmöte. Om tvist uppstått inom styrelsen skall berörd fråga bordläggas tills tvist avgjorts på årsmöte eller extra årsmöte.
§16 Stadgar
Dessa stadgar är gällande fram till dess att förändringar röstats igenom. För att förändra stadgarna krävs 2 tredjedelar majoritet vid ett föreningsmöte, eller enkel majoritet vid 2 efter varandra följande föreningsmöten.
§17 Drogpolicy
På alla evenemang anordnade av föreningen råder nolltolerans mot alkohol och droger.
§18 Upplösande av föreningen
Beslut om upplösning av föreningen ska fattas av föreningens årsmöte samt därefter vid ett föreningsmöte som hålls tidigast en månad efter årsmötet. Ärendet ska omnämnas i kallelsen till mötet. Beslut om upplösning av föreningen kan inte fattas med annat än 2 tredjedelar majoritet bland de närvarande medlemmarna vid båda mötena. Årsmötet beslutar vad som skall göras med eventuella tillgångar under samma möte som beslutet om upplösandet träder i kraft.
§19 Mobbningspolicy
Under alla aktiviteter och evenemang anordnat av föreningen råder nolltolerans mot mobbning. Styrelsen tar oförtövat åtgärder. Fallet kan sedan granskas om så önskas av den/de utsatta. Även den/de beskyllda kan begära granskning av fallet.
På begäran eller vid allvarliga fall av mobbning rapporterar föreningen till skyddsombudet.
§20 Ekonomisk buffert
Styrelsen skall avsätta minst 700kr till ett buffertkonto varje år för oförutsedda kostnader
§21 Sverok Akademin
Det är krav på alla styrelseledamöter att skapa ett konto på Sverok Akademin och genomföra Grundkursen.
§22 Jäv
En styrelseledamot får inte delta i beslut som rör honom eller henne själv, närstående eller företag som ledamoten har intresse i.
§23 Extra årsmöte
Extra årsmöte hålls när styrelsen så beslutar, eller när minst en tredjedel av medlemmarna kräver det. Kallelse sker senast två veckor i förväg.
§24 Digitala möten
Föreningen kan hålla årsmöte, föreningsmöten och styrelsemöten digitalt. Medlemmar ska då kunna delta och rösta på likvärdiga villkor som vid fysiskt möte.
§25 GDPR (Personuppgifter)
Föreningen behandlar personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Uppgifter används endast för att administrera medlemskap och föreningens verksamhet.
§26 Ersättningar och arvoden
Styrelseledamöter får inte ta ut arvode för sitt arbete i föreningen, men kan få ersättning för nödvändiga utlägg mot kvitto, enligt styrelsens beslut. Firmatecknare har vetorätt angående ersättningar.
§27 Uppskjutande veto
Ordföranden har rätt att begära bordläggning av ett styrelsebeslut. Beslutet får då tas upp igen vid nästa styrelsemöte. Om styrelsen då fattar samma beslut med enkel majoritet gäller detta.
§28 Frånvaro och vilande uppdrag
Om en styrelseledamot utan giltig anledning uteblir från tre på varandra följande styrelsemöten, eller under längre tid inte deltar i styrelsens arbete, kan styrelsen besluta att uppdraget tillfälligt sätts som vilande fram till nästa årsmöte.
Innan beslut fattas ska ledamoten ges skriftlig information om situationen och möjlighet att yttra sig. Kallelse till det möte där frågan behandlas ska innehålla denna punkt särskilt angiven.
Beslutet om vilande uppdrag kräver minst två tredjedelars kvalificerad majoritet av styrelsen och ska protokollföras. Under tiden får styrelsen adjungera en ersättare med yttrande- och förslagsrätt, alternativt kalla till extra årsmöte för fyllnadsval.
Föreningens revisor och valberedning ska informeras om beslutet.
§29 Fyllnadsval och ersättare
Om en styrelseledamot avgår eller får sitt uppdrag vilande kan styrelsen kalla till extra årsmöte för fyllnadsval. Om styrelsen bedömer att verksamheten inte kräver extra årsmöte, får styrelsen adjungera en ersättare med motsvarande ansvar fram till nästa ordinarie årsmöte.
§30 Valberedningens roll och ansvar
Valberedningen skall arbeta för att föreslå kandidater som bedöms ha tid, intresse och förmåga att fullgöra uppdraget.
Inför årsmötet ska valberedningen tillhandahålla ett öppet intresseformulär där medlemmar kan nominera sig själva eller andra till förtroendeposter. Detta formulär ska innehålla information om de olika uppdragens ansvar, omfattning och förväntningar, och ska vara öppet i minst två veckor före årsmötet.
Om en person nomineras av någon annan ska valberedningen kontakta den nominerade för att bekräfta intresse innan nomineringen läggs fram.
Personer som inte har fyllt i intresseformulär ska ändå kunna kandidera på årsmötet. I sådana fall får valberedningen begära att kandidater till styrelsen genomgår ett kort samtal inför nominering, som säkerställer förståelse för uppdraget och de krav som följer.
Valberedningen kan i sitt förslag till årsmötet redovisa motivering till sina nomineringar, samt eventuella avrådanden.
§31 Styrelseledamöters roll och ansvar
Styrelseledamöter förväntas delta i styrelsens möten, ta del av möteshandlingar och bidra till föreningens arbete mellan möten.
Ledamöter skall i god tid meddela ordförande eller sekreterare om de inte kan närvara vid kommande möte.
Bristande engagemang kan leda till att uppdraget bedöms som vilande enligt §28.
