Föreningens stadgar
Stadgar för Gargul Spelförening.
§1 FÖRENINGEN
1.1 Föreningens namn är Gargul Spelförening.
1.2 Föreningen har sitt säte i Uppsala.
1.3 Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
1.4 Föreningen är ansluten till SVEROK.
1.5 Föreningens syfte är att göra spelhobbyn i allmänhet mer tillgänglig för allmänheten samt att öka intresset för densamma, men med fokus på rollspel.
1.6 Föreningen arbetar med likabehandling för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i verksamheten och påverka den.
1.7 Föreningen ska alltid söka agera i första hand efter Sveriges lagar och förordningar, därefter sina egna styrdokument, och därefter enligt god praxis och god föreningssed.
1.8 Föreningen ska ha en värdegrund och ordningsregler.
1.9 Föreningens verksamhetsår är 1:a januari till och med 31:a december.
§2 MEDLEMSSKAP
2.1 Alla personer som godkänner föreningens stadgar och värdegrund har rätt att bli medlemmar.
2.2 Medlem blir den som skriftligt har anmält medlemsskap till föreningen.
2.3 Årsmötet kan bestämma om det är gratis att vara medlem eller om föreningen ska ha en eller flera medlemsavgifter (nivåer) och i sådant fall vilka samt skillnaden mellan dem. Om det finns en medlemsavgift så måste den vara betald för att en person ska räknas som medlem; med undantag för om medlemsavgiften, eller en nivå av medlemsavgift, har bestämts till 0 kr.
2.4 Medlemmar har rätt att få information om föreningen, delta och rösta på årsmöte och kunna väljas till förtroendeuppdrag (t. ex. styrelseuppdrag) i föreningen.
2.5 Medlemmar är skyldiga att följa föreningens stadgar, regler (se ordningsregler) och värdegrund.
2.6 Medlemmar är skyldiga att hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen.
§3 AVSLUTA MEDLEMSSKAP
3.1 Medlemsskapet gäller till och med nästa årsmöte, men minst till och med verksamhetsårets slut varefter man själv måste besluta om att förnya sitt medlemsskap.
3.2 En medlem som vill gå ur föreningen tidigare ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas inte personen som medlem längre.
3.3 En person som lämnar föreningen kan om denne så önskar få sin medlemsavgift återbetald om det har gått mindre än 3 månader sedan den betalades in.
3.4 En medlem som bryter mot föreningens stadgar, ordningsregler och/eller värdegrund kan bli avstängd från föreningens verksamhet och eventuellt utesluten ur föreningen. En medlem som är avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten. Om en medlem utesluts är den inte längre medlem i föreningen.
3.5 Beslut om avstängning fattas av styrelsen efter en utredning av händelsen.
3.6 Beslut om uteslutning fattas av årsmötet. Presentation av ärendet ska formuleras som “allvarligt brott mot föreningens stadgar/värdegrund/ordningsregler för att behålla sekretess och den personliga integriteten för de inblandade; om inte samtliga inblanade ger sitt godkännande för öppenhet.
3.7 Styrelse och årsmöte kan häva beslut om avstägning, där årsmötets beslut väger tyngre. Årsmöte kan även häva beslut om uteslutning. En avstängd medlem har rätt att begära årsmöte (eller ett extrainsatt sådant) samt att komma och ta upp sin sak på mötet, samt rösta i frågan om sin avstägning/uteslutning.
3.8 Om en person med förtroendeuppdrag inom föreningen avslutar sitt medlemsskap eller lämnar sitt uppdrag ska styrelsen utse en tillförordnad ersättare fram till nästa årsmöte; eller kalla till extra årsmöte om fyllnadsval krävs för att styrelsen ska vara beslutsför.
§4 KONFLIKTHANTERING
4.1 Föreningen kan ha trygghetsvärdar. Det bör finnas minst 1 men helst 2 eller fler trygghetsvärdar. Trygghetsvärdar väljs på årsmötet. Trygghetsvärden bör inte ha ett annat förtroendeuppdrag inom föreningen om det kan undvikas.
4.2 Trygghetsvärdens uppgift att eftersträva att andra medlemmar trivs i föreningen samt att rapportera in missförhållanden till styrelsen, dessa kan göras anonyma för att skydda enskilda medlemmar. Trygghetsvärdar har tystnadsplikt för att skydda den personliga integriteten vid konflikter.
4.3 En medlem som medvetet eller omedvetet flera gånger bryter mot föreningens stadgar, ordningsregler och värdegrund kan få en disciplinåtgärd och/eller stängas av/uteslutas enligt 3.4 - 3.7. Medlemmen har rätt att få redogöra för sin sida av saken.
4.4 Styrelsen kan besluta om disciplinära åtgärder så som varning eller tidsbegränsad avstägning från föreningens verksamhet och lokaler. Vid allvarliga förseelser kan styrelsen stänga av en medlem fram till nästa årsmöte då fråga om uteslutning ska prövas. Vid misstanke om brott bör kontakt med polis beaktas.
4.5 Medlemmar (även förtroendeuppdragshållare) som befinner sig i jäv i en konflikt får inte vara med och rösta om en discplinåtgärd/avstänging/uteslutning. De får lämna sin åsikt i frågan men ska därefter lämna rummet/chatten. Skulle jäv lamslå styrelsen/årsmötet ska saken överlämnas till en oberoende extern grupp sakkunniga (t. ex. representanter från SVEROK eller liknande).
4.6 Visselblåsare som upplyst om missförhållanden/tystnadskultur ska inte straffas. Detta handlar om strukturella problem i föreningen som organ, och inte konflikter mellan enskilda medlemmar. Sådant ska tas upp med trygghetsvärdar.
§5 STYRELSEN
5.1 Styrelsen ska vara minst 3 personer där en är ordförande, en är sekreterare och en är kassör.
Styrelsen kan ha fler medlemmar (ledamöter & suppleanter) vilket ska stå i relation till antalet medlemmar i föreningen.
5.2 Styrelsen har ansvar för föreningens verksamhet, pengar, medlemslista, årsmöte och att det som bestämts på årsmötet blir gjort. Styrelsen ska dela på ansvaret men särskild tyngd läggs vid att ordförande, sekreterare och kassör utför sina roller enligt praxis och god föreningssed.
5.3 Styrelsen ska bestämma vilka som har rätt att skriva avtal i föreningens namn. De kallas för firmatecknare. Styrelsen kan alltid gemensamt teckna firman. Om ej annat anges är detta kassörens uppgift.
5.4 Styrelsen väljs på föreningens årsmöte och tillträder så fort mötet är slut.
5.5 Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till styrelsen.
5.6 Styrelsemöten kan hållas utan förvarning men för att vara giltigt måste styrelsen alltid vara fulltalig (suppleanter ersätter) eller om ordinarie styrelsemedlem skriftligen inkommer med sin åsikt/röst.
5.7 Styrelsemedlemmar har tystnadsplikt för att skydda den personliga integriteten vid konflikter.
§6 REVISION
6.1 Föreningen ska ha en eller två revisorer.
6.2 Revisorns uppgift är att granska styrelsens arbete och föreningens ekonomi och redovisa det för nästa årsmöte. Revisorn ska rekommendera årsmötet hurvida styrelsen ska få ansvarsfrihet eller ej.
§6.3 Revisorerna väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut. En revisor ska inte vara styrelsemedlem, släkt/partner med en styrelsemedlem, avgående styrelsemedlem, eller annat liknande jäv.
6.4 Revisorn måste inte vara medlem i föreningen.
§7 VALBEREDNING
7.1 Föreningen kan ha en valberedning. Det bör finnas minst 1 men helst 2 eller fler valberedare.
7.2 Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen för förtroendeuppdrag på årsmötet.
7.3 Valberedare väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut. Valberedaren bör inte ha ett annat förtroendeuppdrag inom föreningen om det kan undvikas.
7.4 Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
7.5 Om ingen valberedning väljs så ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag skriftligen till styrelsen och
styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.
§8 ÅRSMÖTE
8.1 Årsmötet ska hållas senast den 31:a mars varje år. Om det finns särskilda skäl kan årsmötet hållas senare än den 31:a mars under förutsättning att de närvarande medlemmarna enhälligt godkänner det och att orsaken till förseningen förklarats i kallelsen och skrivits ner i protokollet.
8.2 För att mötet ska vara giltigt måste föreningens medlemmar personligen meddelas (chat-pingar gäller då de skickar notifikationer) minst 2 veckor i förväg. Medlemmarna ska få veta tid, plats (kan vara en fysisk eller icke-fysisk plats) och vad som ska tas upp på mötet. Om alla medlemmar i föreningen är närvarande på mötet och de enhälligt godkänner det så kan mötet vara giltigt även om inbjudan kommit senare än 2 veckor innan mötet.
8.3 Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte:
- Mötets öppnande.
- Beslut om mötets giltighet.
- Val av mötets ordförande.
- Val av mötets sekreterare.
- Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare.
- Fastställande av röstlängd.
- Fastställande av dagordning.
- Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet.
- Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi.
- Revisorernas redovisning av styrelsens arbete och föreningens ekonomi förra året samt rekommendation om ansvarsfrihet eller ej.
- Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse.
- Behandlig av motioner/förslag från styrelse och medlemmar
- Beslut om årets verksamhetsplan.
- Beslut om årets medlemsavgift och budget.
- Val av årets styrelse.
- Val av årets revisorer.
- Val av årets valberedare.
- Val av årets trygghetsvärdar.
- Övriga frågor.
- Mötets avslutande.
8.4 Om styrelsen, revisorn eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar vill ska föreningen hålla ett extra årsmöte. Det kan hållas närsomhelst på året och har då samma krav på giltighet som ett ordinarie. På ett extra årsmöte kan bara det som står i inbjudan tas upp på mötet (ej övriga frågor).
8.5 Frågor av särskild vikt för föreningen (t. ex. verksamhet, budget, omröstningar, nedläggning, uteslutning, etc) får ej tas upp som övrig fråga utan måste stå på kallelsen.
§9 OMRÖSTNINGAR
9.1 Alla medlemmar som är närvarande på årsmötet har en röst var. Närvaro via digital plattform är giltig närvaro. Röstning per fullmakt är inte tillåten.
9.2 Alla styrelsemedlemmar som är närvarande på ett styrelsemöte har en röst var (suppleanters är endast giltig om de ersätter ordinarie). Närvaro via digital plattform är giltig närvaro. Röstning per fullmakt är inte tillåten.
9.3 I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika 2 gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Om omröstningen gäller ett personval och resultatet blir lika 2 gånger i rad så får slumpen avgöra.
9.4 Röster som inte är för eller emot något förslag räknas inte. Nedlagda röster räknas inte.
§10 STADGAR
10.1 Föreningens stadgar kan bara ändras på ordinarie årsmöte, eller två efter varandra följande extrainsatta årsmöten, och om förslaget på ändring står med i kallelsen. För att ändringen ska gälla måste röstningen gå igenom med kvalificerad majoritet (två tredjedelar) bland de närvarande på årsmötet.
§11 NEDLÄGGNING
11.1 Endast ordinarie årsmöte kan bestämma att föreningen ska läggas ned. Föreningen läggs inte ned så länge det finns minst 3 medlemmar som vill driva föreningen vidare.
11.2 Om föreningen läggs ned ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller materiel kvar när den läggs ned ska dessa resurser skänkas till andra ideella föreningar med liknande syfte. Om inget beslut kan tas om ideell förening skänks resurserna till SVEROK.
11.3 En ansvarig ska utses av årsmötet för att avsluta föreningens konton, säga upp eventuella avtal, sköta överföring av tillgångar och avregistrering från SVEROK.
