Föreningens stadgar
Stadgar för Hvitfeldtskas Nördkår
§1 Föreningens namn
Föreningens namn är Hvitfeldtskas Nördkår. Förkortas Nördkåren. På engelska: Hvifeldtska's Board Game Club - förkortas HBC.
§2 Föreningens säte
Föreningen har sitt säte i Göteborg.
§3 Föreningsform
Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sverok.
§4 Syfte
Föreningens syfte är att främja nördkulturen på Hvitfeldtska gymnasiet. Detta uppnås huvudsakligen genom spelande av olika former av spel, analoga som digitala.
§5 Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
§6 Verksamhetsår
Verksamhetsåret är 1 januari till 31 december.
§7 Medlemmar
Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem. Medlemskapet gäller till och med det påföljande verksamhetsårets årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen. En medlem som vill gå ur föreningen i förtid ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas personen inte som medlem längre. En medlem som missköter sig kan bli avstängd från föreningens verksamhet och utesluten ur föreningen. En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten. Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen. Beslut om avstängning fattas av styrelsen. Beslut om uteslutning fattas av årsmötet. Om en medlem blivit avstängd måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen kan häva avstängning. Årsmötet kan häva avstängning och uteslutning.
§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet. Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och vice ordförande. Styrelsen bör också innefatta minst en ledamot och en kommunikatör kan väljas vid behov. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen, detta gäller ej om en av posterna är som kommunikatör. Styrelsen väljs på årsmötet och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen. Kandidat behöver godkänna sin kandidatur med skriftlig bevis eller godkänner sin kanditatur när man är närvarande på årsmötet antingen digitalt eller fysiskt.
§9 Kommunikationskanaler
Styrelsen ska underhålla sina kommunikationskanaler både internt och externt. I det externa ingår att skriva ut på sociala medier när Nördkåren har öppnats och informera om evenemang som Nördkåren håller. I det interna ingår att uppdatera styrelsens guide till galaxen med modern information så inget gammalt står och se till så den är komplett så att framtida styrelser kan lära sig om verksamheten.
§10 Fakturering
Om någon nyckel till Nördkårens skåp inte överlämnas inom en vecka efter årsmötet till nästa styrelse, får styrelsen fakturera personen med nyckeln för kostnaden som orsakas av inköpet för en ny sådan nyckel. Denna stadga gäller inte när nördkåren inte använder skåp till förvaring.
§11 Ersättning
Om Nördkårens egendom, vars värde överskrider 300 kr, förstörs, skadas eller försvinner på grund av en eller flera personer, får styrelsen, vid giltigt bevis och tillräckligt med vittnen, fakturera dessa personer kostnaden för ersättning av denna egendom. Styrelsen erhåller därefter rätten att införskaffa en ny kopia av tidigare nämnda egendom. Vittnena ska bestå av minst tre medlemmar, där styrelsemedlemmar räknas som två vittnen. Styrelsen behöver därtill kunna bevisa att egendom skadats, förstörts eller försvunnit.
§12 Avsättning
Om föreningen anser att styrelsen inte sköter sina uppgifter får medlemmarna kalla till ett extra årsmöte för att avsätta styrelsen, detta följer reglerna i (§16). På detta årsmötet måste frågan om styrelsens avsättning behandlas. För att avsätta styrelse krävs två tredjedelar av rösterna. Om styrelsen avsätts behöver en ny styrelse väljas på samma årsmöte, valet av ny styrelse behöver inte stå med i kallelsen.
§13 Revisorer
För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmöte en eller två revisorer. Valbar är person som inte sitter i styrelsen eller inte är besläktad med en nuvarande styrelsemedlem. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.
§14 Valberedning
Föreningen kan ha en valberedning. Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen på årsmötet. Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning. Valberedningen väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut. Om ingen valberedning väljs, ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag till styrelsen och styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.
§15 Ordinarie årsmöte
Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Om det finns särskilda skäl kan årsmötet hållas senare än den 31 mars, under förutsättning att medlemmarna godkänner det. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas personligen (via brev, mail eller sms) minst två veckor i förväg. Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:
mötets öppnande
mötets behörighet
fastställande av dagordning
val av mötets ordförande
val av mötets sekreterare
val av två personer att justera protokollet samt räkna röster
styrelsens verksamhetsberättelse för förra året
ekonomisk berättelse för förra året
revisorernas berättelse för förra året
ansvarsfrihet för förra årets styrelse
motioner
årets verksamhetsplan
årets budget och fastställande av medlemsavgift
val av årets styrelse5
val av årets revisor(er)
övriga frågor
mötets avslutande
§16 Extra årsmöte
Om styrelsen vill, eller revisor eller minst en fjärdedel eller 10 stycken av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg. På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.
§17 Ordförklaring
I kallelsen till årsmötet ska ett förklaringsdokument som innehåller förklaring av ord inkluderas. Detta dokument ska styrelsen uppdatera kontinuerligt om stadgar ändras och se till så allt relevant står med. Om en ordförklaring står med så är det något som kan användas på årsmötet även om det inte står uttryckligen i stadgarna så länge det inte finns en stadga som motsäger det. Efter att årsmötets ordförande har valts ska även denna lista gås igenom så att alla medlemmar förstått vad allt innebär.
https://docs.google.com/document/d/1dtinyoDssnypntGFq1Hr9tKkRL4ThfXBVNad4ScFE6Y/edit?tab=t.0
§18 Firmateckning
Rätten att skriva avtal i föreningens namn, föreningens firma, tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna föreningens firma av årsmötet eller styrelsen.
§19 Rösträtt
Endast fullt betalande eller anmäld närvarande medlem har rösträtt på årsmöten. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.
§20 Röstetal
Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt. Nedlagda röster räknas ej. Varje person med rösträtt har en röst. Röstning sker via acklamation, om någon begär votering ska det ske genom att närvarande medlemmar får räcka upp händer och överslagsräkning utförs, efter detta kan någon begära rösträkning. Då räknas rösterna av rösträknarna som utan att kommunicera räknar rösterna, ger resultatet till mötets ordförande utan att den andra ser. Om siffrorna stämmer överens gäller det, om de har olika siffror men samma resultat gäller det resultatet och röstetalet som införs i protokollet är resultatet som ger lägst röstetal till vinnande sidan, kommer de inte överens så vinner avslag. Efter rösträkning sker debatt om någon begär det, i denna debatt får de som står i personval eller de som står för de olika förslagen debattera sin sida. Efter det sker rösträkning igen. Om resultatet blir lika vid denna rösträkning så vinner avslag.
§21 Stadgeändring
Dessa stadgar kan bara ändras på ordinarie eller extra årsmöte. För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Därtill krävs att antingen en fjärdedel av medlemmarna eller 10 personer som är röstberättigade deltar under omröstningen av stadgan. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt. Undantag vid diskussion angående stadgeändringar, som redan delgetts medlemmar i kallelsen, vilket leder till kontraförslag eller förbättringar på dem stadgeändringarna, även då krävs enbart två tredjedelar av antalet röster. Om ett formulär för insamling av förslag på stadgeändringar skickas ut med kallelsen till ett ordinarie årsmöte får dessa stadgar tas upp som om de varit med i kallelsen. Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändring (§21) och upplösning (§22) kräver beslut på ordinarie årsmöte. Om en stadgeändring vinner bifall kan sedan mötesordförande ta upp direktjustering, om 90% röstar för direktjustering kommer stadgarn justeras direkt vilket innebär att ändringen börjar gälla direkt och inte först efter mötet. Om direktjustering inte röstas för så gäller stadgan först efter årsmötets avslutande. Medlemmar kan genom att säga direktjustering begära att ordförande tar upp frågan om direktjustering. Om en ny stadga röstas in så ingås det i beslutet att fixa siffrorna så de justeras till det korrekta.
§22 Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen. Föreningen kan inte upplösas så länge minst fem medlemmar vägrar godkänna upplösningen. Vid upplösning ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet. En ansvarig ska utses för att avsluta föreningens konton, sköta överföring av tillgångar samt avregistrering från förbundet.
