Stadgar för Växjö Spel och Nördkultur
§1 Föreningen
Föreningens namn är Växjö Spel och Nördkultur.
Föreningen har sitt säte i Växjö kommun.
Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
Föreningen är ansluten till Sverok som en stödförening.
Föreningens syfte är att främja spel- och nördkultur i Växjö med omnejd.
Föreningen arbetar med likabehandling, för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i verksamheten och påverka den.
Föreningens aktiviteter ska strikt vara drog- och alkoholfria för allas trygghet.
Föreningens verksamhetsår är 1 januari till 31 december.

§1.1 Avdelningar
Föreningen kan anta avdelningar och därmed agera huvudförening. Medlemmarna i avdelningar betraktas som medlemmar i huvudföreningen oavsett vilken tillhörighet de har inom organisationen.
En förening som vill bli antagen som avdelning i huvudföreningen gör en ansökan till huvudföreningens styrelse, som sedan beslutar om föreningens antagning som avdelning. Antagningen kan upphävas av huvudföreningens styrelse vid överträdelse mot dessa stadgar eller annan företeelse.
Avdelningar i huvudföreningen följer huvudföreningens stadgar, men har även egna stadgar. Huvudföreningens egna stadgar går före avdelningens stadgar vid konflikt.
Avdelningen tillsätter en egen styrelse som består av minst tre personer, varav en är avdelningsledare. Avdelningens styrelse ska även välja en kassör om inte det ekonomiska ansvaret överlåts till huvudföreningen. Om avdelningens ekonomi sköts av huvudföreningen sköter även huvudföreningens revisorer revisionen av avdelningen.
Den som väljs till avdelningsledare tillsätts automatiskt i huvudföreningens styrelse för att säkerställa att alla avdelningar prioriteras. Övriga ledamöter kan väljas till huvudföreningen enligt vanlig rutin.
Huvudföreningen kan utse en eller flera medhjälpare för att stödja avdelningens verksamhet. Medhjälparna kan vara medlemmar i avdelningen, men behöver inte vara det utan kan istället vara medlem i en annan avdelning eller i huvudföreningen.

§1.2 Utskott
Föreningen kan etablera utskott som delegationer för särskilda verksamhetsområden. Till skillnad från avdelningar så bildar inte utskott egna föreningar, utan blir istället en förlängning av huvudföreningens verksamhet.

Varje utskott ska ha en sammankallande som ansvarar för att möten för planering och redovisning av utskottets verksamhet blir av. Denne person ska vara en ledamot från styrelsen, och därmed vara förtroendevald. Övriga deltagare i utskottet är frivilliga medlemmar i föreningen eller någon av dess avdelningar.

Utskotten kan av årsmötet ges en budget för verksamhetsåret som de får verka fritt inom förutsatt att det följer föreningens verksamhetsplan och överensstämmer med föreningens regler och stadgar. Sammankallande ansvarar för att detta efterföljs.

Om utskotten önskar att föreningen gör inköp direkt istället för att det sker genom utlägg så kontaktas en av föreningens kassörer. Alla utgifter ska redovisas till en av föreningens kassörer med kvitto så att budgeten kan följas upp under verksamhetsåret.

§2 Bli medlem
Alla personer som godkänner föreningens stadgar har rätt att bli medlemmar.
Medlem blir den som skriftligt har anmält medlemskap till föreningen eller någon av dess avdelningar.
Årsmötet kan bestämma att det är gratis att vara medlem, eller att föreningen ska ha en medlemsavgift. Om det finns en medlemsavgift, måste den vara betald för att en person ska räknas som medlem. Medlemmar i avdelningar räknas även som medlemmar i huvudföreningen.
Medlemmar har rätt att få information om föreningen, delta och rösta på årsmöte och kunna väljas till förtroendeuppdrag i föreningen (till exempel styrelse eller valberedning). Medlemmar är skyldiga att följa föreningens stadgar och regler, hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen och behandla andra medlemmar med respekt.

§3 Sluta vara medlem
Medlemskapet gäller till och med det nästföljande verksamhetsårets ordinarie årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen.
En medlem som vill gå ur föreningen i förtid ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas inte personen som medlem längre.
En medlem som ingår i en av huvudföreningens avdelningar som vill gå ur föreningen tidigare ska meddela det i text till föreningens styrelse, samt avdelningens styrelse. Då räknas inte personen som medlem längre.

§ 3.1 Avstängning och uteslutning
En medlem som missköter sig kan bli avstängd från föreningens verksamhet och utesluten ur föreningen.
En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten.
Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen.
Beslut om avstängning fattas av styrelsen.
Beslut om uteslutning fattas av årsmötet.
Om en medlem blivit avstängd måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte.
En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.

§4 Styrelsen
Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemslista, årsmöte och för att det som bestäms på årsmötet blir gjort.
Styrelsen ska vara minst fem personer, där en är ordförande och en är kassör. Styrelsen ska dela på ansvaret.
Styrelsen ska bestämma vilka som har rätt att skriva avtal i föreningens namn. De kallas för firmatecknare. Styrelsen kan alltid gemensamt teckna firman.
Styrelsen väljs på föreningens årsmöte, och tillträder så fort mötet är slut.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till styrelsen.

§5 Revisorer
Revisorns uppgift är att granska föreningens ekonomi och styrelsens arbete och redovisa det för nästa årsmöte.
Föreningen ska ha en eller två revisorer.
Revisorerna väljs på årsmötet, och tillträder så fort mötet är slut.
En person som sitter i föreningens styrelse eller som just har avgått som styrelseledamot kan inte väljas till revisor.
Revisorn får inte vara släkt med eller nära anhörig till någon i styrelsen
Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen.

§6 Valberedning
Föreningen kan ha en valberedning.
Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen på årsmötet.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
Valberedningen väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut.
Om ingen valberedning väljs, ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag till styrelsen och styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.

§7 Årsmöte
Årsmötet ska hållas senast den 31 mars varje år.
För att mötet ska vara giltigt måste föreningens medlemmar meddelas personligen minst två veckor i förväg. Medlemmarna ska få veta tid, plats och vad som ska tas upp på mötet. Om alla vid mötet medverkande medlemmar i föreningen enhälligt godkänner det kan mötet vara giltigt även om inbjudan kommit senare än två veckor innan mötet.
Om det finns särskilda skäl kan årsmötet hållas senare än den 31 mars, under förutsättning att medlemmarna godkänner det.
Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte:
1) Mötets öppnande
2) Fastställande av röstlängd
3) Beslut om mötets giltighet
4) Val av mötets ordförande
5) Val av mötets sekreterare
6) Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare
7) Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
8) Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
9) Revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
10) Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
11) Behandling av förslag från styrelse och medlemmar
12) Beslut om årets verksamhetsplan
13) Beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
14) Val av årets styrelse
15) Val av årets revisor(er)
16) Eventuellt val av årets valberedare
17) Mötets avslutande
Om styrelsen, revisorn eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar vill, ska föreningen hålla ett extra årsmöte. Det kan hållas när som helst under året. Samma krav på giltighet gäller för extra årsmöte som för ordinarie. På ett extra årsmöte kan bara det som står i inbjudan tas upp på mötet.
Inför ett ordinarie årsmöte, kan föreningens medlemmar och styrelsen komma med förslag som kan komma att beslutas om på årsmötet. Förslag kan skickas med vid kallelsen till årsmötet eller tas emot av styrelsen skriftligt från medlemmar inför mötet. Kallelsen kan ange ett förslagsstopp när förslag behöver vara inskickade som senast för att behandlas vid årsmötet.

§8 Omröstningar
Alla medlemmar som medverkar vid årsmötet har en röst var. Röstning per post eller per fullmakt är inte tillåten. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Om omröstningen gäller ett personval och resultatet blir lika två gånger i rad får slumpen avgöra. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
Alla i styrelsen som medverkar vid ett styrelsemöte har rösträtt. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.

§9 Ändra stadgarna
Föreningens stadgar kan bara ändras på ett årsmöte och om förslaget till ändring står med i inbjudan till mötet. För att ändringen ska gälla måste beslutet antas med två tredjedelars (2/3) majoritet.
Ändringar gällande §1 Föreningen, §9 Ändra stadgarna eller §10 Nedläggning krävs att likalydande beslut antas, med två tredjedelars (2/3) majoritet, vid två på varandra följande ordinarie årsmöten.

§10 Nedläggning
Årsmötet kan bestämma att föreningen ska läggas ned. Föreningen läggs inte ned så länge det finns minst fem medlemmar som vill driva föreningen vidare och bilda en ny styrelse.
Om föreningen läggs ned ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller saker kvar när den läggs ned ska dessa skänkas till en ideell förening med liknande syfte eller till Sverok.
En ansvarig ska utses av årsmötet för att avsluta föreningens konton, säga upp eventuella avtal, sköta överföring av tillgångar och avregistrering från Sverok.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här