Föreningens stadgar
§1 Föreningens namn
1.1 Föreningens namn är ”Östasiatiska föreningen vid Linköpings Universitet”, på engelska ”East Asian Association at Linköping University” och förkortas EAA.
§2 Föreningens säte
2.1 Föreningen har sitt säte i Linköping.
§3 Föreningsform
3.1 Föreningen är en ideell förening.
3.2 Föreningen är ansluten till LUST (Linköpings universitets studentkårer) så länge föreningens medlemmar, till minst 51 procent, består av studenter vid Linköpings Universitet.
3.3 Föreningen är en sektion så länge föreningens medlemmar, till minst 51 procent, består av medlemmar från:
• Asienkunskap – inriktning Kina vid Linköpings Universitet
• Asienkunskap – inriktning Japan vid Linköpings Universitet.
§4 Styrdokument
4.1 Föreningens styrdokument består, förutom stadgarna, av: • reglementet, • årsbudgeten.
§5 Syfte
5.1 Föreningens syfte är att
• främja intresset för de östasiatiska språken och kulturerna
• föra samman studenter som studerar östasiatiska språk, utbytesstudenter samt andra intresserade,
• tillvarata intresset hos de studenter som studerar japanska och kinesiska vid Linköpings Universitet.
• stärka banden mellan den svenska och de östasiatiska kultursfrärerna.
§6 Oberoende
6.1 Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
§7 Verksamhetsår
7.1 Föreningens verksamhetsår är 1:a juni till 31:a maj.
§8 Medlemskap
8.1 Medlem i Östasiatiska föreningen kan person bli som:
• är fysisk person,
• stödjer föreningens syfte,
• årligen erlägger medlemsavgift. Om medlemskapet är gratis måste årligen en skriftlig anmälan om medlemskap göras.
8.2 Styrelsen kan besluta om uteslutning av medlemmar som allvarligt skadar Östasiatiska föreningen eller motarbetar dess syfte.
8.2.1 Uteslutning av en medlem måste diskuteras på nästkommande föreningsstämma, då uteslutningen antingen upphävs eller kvarstå .
8.2.2 Uteslutning kan upphävas av styrelse eller föreningsstämma.
8.3 Medlem som under innevarande verksamhetsår önskar avsäga sig sitt medlemskap i Östasiatiska föreningen ska skriftligen vända sig till styrelsen och begära detta. Styrelsen åligger att snarast behandla samt godkänna utträde ur föreningen. Medlemsavgiften återbetalas ej vid utträde ur föreningen.
8.4 Styrelsen har rätten att utvisa medlemmar som upplevs störa föreningen. Dessa medlemmar kan dock överklaga utvisningen i ett allmänna möte via en motion.
§9 Föreningsstämma
9.1 Östasiatiska föreningen högsta beslutande organ är föreningsstämman.
9.2 Samtliga föreningsstämmans sammanträden ska hållas under LiTH:s (Tekniska högskolan vid Linköpings universitet) terminstider. Föreningsstämman ska under verksamhetsåret hålla minst två sammanträden, en höststämma före den 14 november och en vårstämma före den 30 april.
9.3 Föreningsstämman sammanträder på kallelse av styrelsen.
9.4 Kallelse ska utsändas skriftligen till föreningens medlemmar minst 14 kalenderdagar i förväg. Om stadgeändring ska behandlas ska detta särskilt anslås i kallelsen.
9.5 Medlemmarna kan när som helst, dock senast 10 kalenderdagar före stämma, insända motion att behandla på föreningsstämman.
9.6 Dagordningsförslag med beslutsunderlag ska vara skriftligen utsänt minst 7 kalenderdagar i förväg.
9.7 Föreningsstämman ska på höststämman behandla följande: 1. Stämmans öppnande 2. Val av mötesordförande och mötessekreterare 3. Val av justeringspersoner tillika rösträknare 4. Fastställande av dagordning 5. Fastställande av röstlängd 6. Föreningsstämmans behöriga utlysande 7. Adjungeringar 8. Verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår 9. Justering av föregående protokoll 10. Ekonomisk redovisning av småtting-p 11. Fastställande av balansräkning samt resultaträkning från föregående verksamhetsår. 12. Revisionsberättelse 13. Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 14. Propositioner 15. Motioner 16. Övriga frågor 17. Stämmans avslutande
9.8 Föreningsstämman ska på vårstämman behandla följande: 1. Stämmans öppnande 2. Val av mötesordförande och mötessekreterare 3. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare 4. Fastställande av dagordning 5. Fastställande av röstlängd 6. Föreningsstämmans behöriga utlysande 7. Adjungeringar 8. Justering av föregående protokoll 9. Val av ordförande 10. Val av vice ordförande 11. Val av kassör 12. Val av sekreterare 13. Val av övriga ledamöter 14. Val av eventuella suppleanter 15. Val av revisorer 16. Val av valberedning inklusive sammankallande 17. Fastställande av budget för nästkommande verksamhetsår 18. Fastställande av medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår 19. Propositioner 20. Motioner 21. Övriga frågor 22. Stämmans avslutande
9.9 Den nyvalda styrelsen tillträder i samband med nästkommande verksamhetsårs början
9.10 Föreningsstämman är beslutsmässig med det antal medlemmar som finna lämpligt att närvara om stämman är stadgeenligt utlyst.
9.11 Beslut fattas med enkel majoritet. Nedlagda röster räknas ej. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst; utom vid personval, då lottning sker. Beslut fattas med acklamation eller med handuppräckning efter begäran om votering. Personval med mer än en kandidat sker genom sluten votering. Endast närvarande med- lemmar har rösträtt. Personligt medlemskap berättigar en röst.
9.12 Vid personval får föreningsmedlem väcka förslag till kandidat på sittande stämma.
9.13 Ny eller kvarsittande styrelseledamot får ej deltaga i val av revisor. Styrelseledamot eller avgående styrelseledamot får ej deltaga i beslut om egen ansvarsfrihet
9.14 För beslut i frågor som anmälts under stämman får det ej beslutas om högre belopp än 1/10 prisbasbelopp.
9.15 Vid föreningsstämma ska föras ett beslutsprotokoll, vilket inom två veckor ska framställas i minst två exemplar, varav ett tillgängliggörs på lämpligt sätt för föreningens medlemmar och ett arkiveras. Föreningsstämmans protokoll ska justeras av ordföranden och av två vid stämman särskilt utsedda justeringspersoner.
§10 Extra föreningsstämma
10.1 Extra föreningsstämma ska sammankallas när revisorerna, styrelsen eller minst en tredjedel av föreningens medlemmar så kräver
10.2 Extra föreningsstämma ska hållas inom 42 dagar från dess att begäran om detta har nått styrelsen.
10.3 Extra föreningsstämma får endast hållas under LiTH:s höst- och vårtermin.
10.4 Kallelse till extra föreningsstämma ska utsändas skriftligen till föreningens medlemmar minst 14 kalenderdagar i förväg. Dagordningsförslag och beslutsunderlag ska skickas ut med kallelsen.
10.5 Extra föreningsstämma kan endast behandla de frågor som föranlett dess sammankallande. I övrigt enligt §9 Föreningsstämma i dessa stadgar.
§11 Styrelsen
11.1 Styrelsen ska bestå av högst 11 ledamöter samt maximalt 2 suppleanter att in- träda i vald ordning. Styrelsen anses behörig då posterna nämnda i §11 punkt 3 är tillsatta.
11.2 Styrelsen ska vara medlemmar i föreningen.
11.3 Styrelsen konstituerar sig själv, förutom posterna ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och studienämndsordförande.
11.3.1 Det åligger föreningens ordförande att leda föreningen och föra föreningens talan.
11.3.2 Det åligger föreningens vice ordförande att avlasta ordföranden.
11.3.3 Det åligger föreningens kassör att hantera föreningens ekonomi.
11.3.4 Det åligger föreningens sekreterare att skriva protokoll och hantera föreningens dokument.
11.4 Styrelsen är under mandatperioden föreningens verkställande organ.
11.5 Styrelsen åligger att verka i enlighet med föreningens syfte, att genomföra föreningsstämmans beslut samt att följa dessa stadgar.
11.6 Styrelsen sammanträder på ordförandens kallelse. Rätt att hos ordföranden begära utlysande av styrelsemöte tillkommer varje styrelsemedlem.
11.7 Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per termin. 11.8 Kallelse till styrelsemöte ska utgå skriftligen till ledamöterna minst 24 timmar i förväg. Med kallelsen ska också dagordning och beslutsunderlag bifogas.
11.9 Medlemmar har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt vid styrelsemöten.
11.10 Vid styrelsemöte ska föras ett beslutsprotokoll, vilket inom 14 kalenderdagar ska göras tillgängligt för medlemmarna samt framställas i ett exemplar för arkivering.
11.11 Styrelsen är beslutsför då minst hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande.
11.12 Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst; utom vid personval, då lottning sker. Beslut fattas med acklamation eller med handuppräckning efter begäran om votering. Personval med mer än en kandidat sker genom sluten votering. Endast närvarande ledamot har rösträtt.
11.13 Beslut får fattas per capsulam då det sker genom en dokumenterbar metod, t.ex. e-post. Alla måste svara ‘ja, nej eller blankt’. Enkel majoritet krävs för beslut. Vetorätt gäller för samtliga och vid veto skjuts förslaget upp till kommande styrelsemöte för vidare diskussion. Per capsulambeslut skall redovisas på närmast kommande styrelsemöte.
11.14 Presidiet består av ordföranden samt kassören. Samtliga beslut i presidiet skall vara enhälliga. Presidiet har rätt att ta beslut i brådskande frågor som innebär en kostnad på upp till 1/40 prisbasbelopp. Presidiets beslut skall redovisas närmast kommande styrelsemöte.
11.15 Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och efter granskande av revisorerna, entlediga föreningsfunktionär som skriftligen ansökt därom. Styrelsen får tillförordna annan person att fullfölja den entledigades uppgifter till nästa föreningsstämma, då fyllnadsval av funktionär ska ske.
11.16 Tillförordnad styrelseledamot har ej rösträtt i styrelsen och ej heller medansvar för fattade beslut.
§12 Valberedning
12.1 Föreningsstämman kan välja en eller flera valberedare. I det fall en valberedning väljs ska också en sammankallande utses. Om valberedning valts tillämpas §12.2 – 12.3. I annat fall ansvarar styrelsen för att fullgöra de uppgifter som annars skulle ha utförts av valberedningen.
12.2 Det åligger valberedningen att: • nominera kandidater till de befattningar som ska tillsättas av föreningsstämman, • senast 10 kalenderdagar före respektive föreningsstämma lägga fram sitt förslag till styrelsen, • under verksamhetsåret bistå styrelsen med förslag vid fyllnadsval.
12.3 Valberedningens förslag ska anslås senast 7 kalenderdagar innan föreningsstämma.
2.4 Varje medlem äger rätt att framföra motförslag till valberedningens förslag.
12.5 Valberedningens medlemmar ska vara medlemmar i föreningen.
12.6 Till varje vårstämma kan styrelsen föreslå kandidater till nästa valberedning.
§13 Revision
13.1 Revisor granskar föreningens räkenskaper och verksamhet.
13.2 Revisor får ej inneha annan befattning inom föreningen. Revisorn får ej vara försatt i konkurs eller ha förvaltare enligt föräldrabalken.
13.3 Revisor behöver ej vara medlem i föreningen.
13.4 Revisor har närvaro-, yttrande- och yrkanderätt vid styrelsemöte och vid föreningsstämma.
13.5 Revisor äger rätt att ta del av samtliga protokoll och övriga handlingar gällande föreningens samtliga verksamheter.
13.6 Revisor åligger att på höststämman lägga fram revisionsberättelse innehållande yttrande i fråga om ansvarsfrihet för avgående styrelse.
13.7 Om föreningsfunktionär avgår under pågående verksamhetsår, ska all berörd ekonomisk verksamhet omedelbart granskas.
13.8 Handlingar ska vara revisorerna tillhanda senast 20 kalenderdagar innan den föreningsstämma då verksamheten ska redovisas.
§14 Firmateckning
14.1 Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan, efter styrelsebeslut eller stämmobeslut, annan person utses att teckna föreningens firma.
§15 Stadgeändring
15.1 Ändring av stadgarna kräver beslut med minst 2/3 majoritet på två, på varand- ra följande föreningsstämmor, varav minst en ordinarie, mellan vilka minst en månad förflutit. Vid den andra stämman kan förslaget endast bifallas eller avslås.
15.2 Då stadgeändring ska ske måste föreslagna ändringar delges medlemmarna i kallelsen till föreningsstämman.
§16 Tolkning
16.1 Vid frågor om tolkning av dessa stadgar gäller, intill dess frågan avgjorts av föreningsstämman, styrelsens mening.
§17 Upplösning
17.1 Föreningens upplösning sker efter beslut med minst 2/3 majoritet på ordinarie föreningsstämma. Att frågan om föreningens upplösning ska behandlas ska tydligt framgå av kallelsen.
17.2 Om minst tre medlemmar vill driva föreningen vidare annulleras upplösningsbeslutet.
17.3 Vid upplösning ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens till- gångar tillfalla verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på den sista föreningsstämman. Om sådan verksamhet saknas beslutas om disposition av föreningens tillgångar i samband med beslut om upplösning.
