Föreningens stadgar
Stadgar
Allmänna bestämmelser
1 § Ändamål
Föreningens fullständiga namn är West Coast Gaming.
Föreningen har som ändamål att bedriva ideell verksamhet med e-sport, datorkunskap, LAN och brädspel. Med en särskild målsättning att skapa ett socialt nätverk för unga och vuxna vänder sig föreningen till människor i alla åldrar, oavsett bakgrund.
Föreningen vill aktivt arbeta för att motverka all form av diskriminering i det öppna rummet samt det virtuella. Genom aktiv kommunikation med unga på skolor och i föreningen medverka till att skapa en trygg miljö för alla och uppmuntra till samtal och förståelse.
Föreningen vill genom att låta medlemmar mellan 15 år och 18 år ta del i styrelsens arbete för att skapa en trygg miljö där unga kan introduceras till föreningsverksamhet.
2 § Säte samt organisationsnummer
Föreningen har sin hemort/säte i Varbergs kommun
Föreningens organisationsnummer 802547-5974
3 § Sammansättning, tillhörighet m.m.
Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.
4 § Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.
5 § Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt eller var för sig eller av en eller flera särskilt utsedda myndiga personer. Den som genom delegation fått fullmakt att företräda föreningen skall återrapportera till styrelsen.
6 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår.
7 § Stadgetolkning
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.
8 § Skiljeklausul
Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna.
9 § Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster.
Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.
10 § Upplösning av föreningen
För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till Allmänna Arvsfonden och föreningens handlingar m.m. skall arkiveras på Stadsarkivet.
Föreningens medlemmar
11 § Medlemskap
Föreningen är öppen för alla fysiska personer. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Styrelsen har rätt att utse en person till hedersmedlem. Beslut om medlemskap fattas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskapet gäller tills vidare.
Behandling av personuppgifter
Medlem godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR.
12 § Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift senast den 31 december får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.
13 § Uteslutning
Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde.
14 § Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
• har rätt till information om föreningens angelägenheter
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan
• har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen
• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
• godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen
Årsmöte och extra Årsmöte
15 § Tidpunkt och kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna på följande sätt: e-post och annonsering via hemsida. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga.
16 § Förslag till motioner att behandlas av årsmöte
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.
17 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt
Medlem som har betalt medlemsavgiften senast 30 dagar före mötet och under mötesåret fyller lägst 15 år har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
18 § Beslutsförhet
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
19 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 9 § och 10 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster. För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag.
20 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen. Ordförande och kassör är valbara om de vid årsmötet är fyllda 18 år och är medlem av föreningen. Föreningen skall försöka, om det är möjligt, att ha en styrelseledamot som är över 15 men inte fylld 18 vid årsmötet.
21 § Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:
1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Fastställande av dagordning.
6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
9. Fastställande av medlemsavgifter.
10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
12. Val av
a) föreningens ordförande för en tid av 1 år.
b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 2 år.
c) 1-3 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 1 år.
d) 1-2 revisorer jämte 1-2 suppleanter för en tid av 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta.
e) 1-3 ledamöter i valberedningen för en tid av 1 år, av vilka en skall utses till sammankallande.
13. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.
Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.
22 § Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 10 % av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall styrelsen inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida, anslås i föreningens lokal eller på annan lämplig plats. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 17 § och 18 §.
Revision
23 § Revision
För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning ska utses 1-2 revisorer och 1-2 suppleanter. Revisorerna utses av årsmötet och ska vara oberoende av dem de har att granska.
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.
Styrelsen
24 § Sammansättning
Styrelsen består av ordförande samt 4-8 övriga ledamöter samt 1-3 suppleanter. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män och om möjligt minst en person mellan 15 och 18 år. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.
25 § Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att
• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 24 §
• förbereda årsmöte
26 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.
27 § Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.
