Föreningens stadgar
Stadgar för Åvas Brädspelsklubb
Statutes of Åva's Boardgame club (English version available further down)
Svensk version:
§1 Föreningen
Föreningens namn är Åvas Brädspelsklubb.
Föreningen har sitt säte i Täby.
Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
Föreningen är ansluten till Sverok.
Föreningens syfte är att syssla med och öka intresset för [spelhobbyn].
Föreningen arbetar med likabehandling för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i verksamheten och påverka den.
Föreningens verksamhetsår är 1 januari till 31 december.
§2 Bli medlem
Alla personer som godkänner föreningens stadgar har rätt att bli medlemmar.
Medlem blir den som skriftligt har anmält medlemskap till föreningen.
Årsmötet kan bestämma att det är gratis att vara medlem, eller att föreningen ska ha en medlemsavgift. Om det finns en medlemsavgift måste den vara betald för att en person ska räknas som medlem.
Medlemmar har rätt att få information om föreningen, delta i och rösta på årsmöten och kunna väljas till förtroendeuppdrag i föreningen (till exempel styrelse eller valberedning). Medlemmar är skyldiga att följa föreningens stadgar och regler, hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen och behandla andra medlemmar med respekt.
§3 Sluta vara medlem
Medlemskapet gäller till och med det påföljande verksamhetsårets årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen.
En medlem som vill gå ur föreningen i förtid ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas personen inte som medlem längre.
En medlem som missköter sig kan bli avstängd från föreningens verksamhet och utesluten ur föreningen. En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten. Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen. Beslut om avstängning fattas av styrelsen. Beslut om uteslutning fattas av årsmötet. Om en medlem blivit avstängd måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.
§4 Styrelsen
Styrelsen ska vara minst tre personer, där en är ordförande. Styrelsen ska dela på ansvaret.
Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemslista, årsmöte och för att det som bestäms på årsmötet blir gjort.
Styrelsen ska bestämma vilka som har rätt att skriva avtal i föreningens namn. De kallas för firmatecknare. Styrelsen kan alltid gemensamt teckna firman.
Styrelsen väljs på föreningens årsmöte, och tillträder så fort mötet är slut.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till styrelsen.
§5 Revisorer
Föreningen ska ha en eller två revisorer.
Revisorns uppgift är att granska föreningens ekonomi och styrelsens arbete och redovisa det för nästa årsmöte.
Revisorerna väljs på årsmötet, och tillträder så fort mötet är slut.
En person som sitter i föreningens styrelse eller som just har avgått som styrelseledamot kan inte också väljas till revisor.
Revisorn får inte vara släkt med eller nära anhörig till någon i styrelsen.
Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen.
§6 Valberedning
Föreningen kan ha en valberedning.
Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen på årsmötet.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
Valberedningen väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut.
Om ingen valberedning väljs, ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag till styrelsen och styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.
§7 Årsmöte
Årsmötet ska hållas senast den 31 mars varje år.
För att mötet ska vara giltigt måste föreningens medlemmar meddelas personligen minst två veckor i förväg. Medlemmarna ska få veta tid, plats och vad som ska tas upp på mötet. Om alla medlemmar i föreningen är närvarande på mötet och de enhälligt godkänner det kan mötet vara giltigt även om inbjudan kommit senare än två veckor innan mötet.
Om det finns särskilda skäl kan årsmötet hållas senare än den 31 mars, under förutsättning att medlemmarna godkänner det.
Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte:
1) Mötets öppnande
2) Beslut om mötets giltighet
3) Val av mötets ordförande
4) Val av mötets sekreterare
5) Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare
6) Fastställande av röstlängd
7) Fastställande av dagordning
8) Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
9) Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
10) Revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
11) Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
12) Behandling av förslag från styrelse och medlemmar
13) Beslut om årets verksamhetsplan
14) Beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
15) Val av årets styrelse
16) Val av årets revisor(er)
17) Eventuellt val av årets valberedare
18) Mötets avslutande
Om styrelsen, revisorn eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar vill, ska föreningen hålla ett extra årsmöte. Det kan hållas när som helst på året. Samma krav på giltighet gäller för extra årsmöte som för ordinarie. På ett extra årsmöte kan bara det som står i inbjudan tas upp på mötet.
§8 Omröstningar
Alla medlemmar som är på årsmötet har en röst var. Röstning per post eller per fullmakt är inte tillåten. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Om omröstningen gäller ett personval och resultatet blir lika två gånger i rad får slumpen avgöra. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
Alla i styrelsen som deltar på ett styrelsemöte har rösträtt. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
§9 Ändra stadgarna
Föreningens stadgar kan bara ändras på ett årsmöte och om förslaget på ändring står med i inbjudan till mötet. För att ändringen ska gälla måste minst dubbelt så många rösta för ändringen, som de som röstar mot.
§10 Nedläggning
Årsmötet kan bestämma att föreningen ska läggas ned. Föreningen läggs inte ned så länge det finns minst tre medlemmar som vill driva föreningen vidare. Om föreningen läggs ned ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller saker kvar när den läggs ned ska dessa skänkas till en ideell förening med liknande syfte eller till Sverok. En ansvarig ska utses av årsmötet för att avsluta föreningens konton, säga upp eventuella avtal, sköta överföring av tillgångar och avregistrering från Sverok.
§11 Ersättning
Om en medlem förstör något tillhörande klubben (ex. brädspelspjäser, m.m) så ska de ersätta det de förstört.
English version:
§1 The association
The association's name is Åvas Brädspelsklubb (Åva's Boardgame Club).
The association is located in Täby.
The association is a nonprofit association which is religiously and politically independent.
The association is connected to Sverok.
The association's purpose is to play and increase the interest for boardgames.
The association works with equal treatment for all members to have the same possibilities and preconditions to participate in the association and affect it.
The association's operating year is from 1 January to 31 December.
§2 Becoming a member
Everyone who accepts the association's statutes has a right to become a member.
A member is someone who have registrated, in writing, a membership to the association.
The annual meeting can decide if it is free to be member, or if the association should have a members fee. If there is a members fee that fee must be payed for a person to be counted as a member.
Members have a right to get information about the association, participate in and vote during annual meetings and be able to be chosen as boardmembers or nomination committee. Members owe to follow the associations statutes and rules, and to keep their contact information updated at the association and treat other members with respect.
§3 Ending a membership
A membership applies until the following operating year's annual meeting. After this the members must at new register their membership if they want to keep being members in the association.
A member who wants to leave the association prematurely should message it in writing to the association's board. That person will from then on no longer count as a member.
A member who misbehaves can be suspended from the association's activites and from the association. A person who have been suspended is still a member of association but no longer has a right to participate in the operation. If the person is excluded from the association they are no longer a member of the association. Decisions about suspension is decided by the board. Decisions about exclusions is decided by the annual meeting. If a member has been suspended the following annual meeting must decide if the member should be excluded or not. A suspended member has right to go to the annual meeting and vote in regards to their own exclusion. The board and the annual meeting kan cancel exclusions and suspensions.
§4 The board
The board should consist of at least three people where one is chairperson. The board should share the responsibilities.
The board is responsible for the associations money, operation, memberlist, annual meeting and that for what is decided on the annual meeting actually happens.
The board should decide who have a right to sign contracts in the associations name. They are called signatories. The board can always together sign contracts.
The board is chosen during the association's annual meeting, and take office as soon as the meeting is over.
Everyone who is a member of the association can be chosen to the board.
§5 Accountants
The association should have one or two accountants.
The accountant's task is to look at the association's economy and the board's work and disclose it during the next annual meeting.
The accountants are chosen during the annual meeting and take office as soon as the meeting is over.
A person who is part of the association's board or who have just left the board can not be chosen as an accountant.
The accountant can not be a relative of someone in the board.
The accountant does not need to be a member of the association.
§6 Nomination committee
The association can have a nomination committee.
The nomination committee's task is to nominate people to the elections during the annual meeting.
Everyone who is a member of the association can be chosen as moniation committee.
The committee is chosen during the annual meeting and takes office as soon as the meeting ends.
If no nomination committee is chosen, the members have a collective responsibility for the committee's tasks. The members thus sends their proposals to the board and the board is responsible for compiling and during the annual meeting presenting the proposals.
§7 Annual meeting
The annual meeting should be held at latest 31 March every year.
In order for the meeting to be valid the members of the association should be messaged personally at least two weeks in advance. The members should get to know time, place, and what is to be discussed during the meeting. If all of the members in the association is present during the meeting and they all accept it the meeting can still be valid even if the invitation came less than two weeks before the meeting.
If there are certain reasons the annual meeting can be held after 31 March, given that the members accept it.
This should always be addressed during an ordinary annual meeting:
1) Initialization of the meeting
2) Decision about the validity of the meeting
3) Vote of the meetings chairperson
4) Vote of the meetings secretary
5) Vote of at least one person to proofread the protocol after the meeting, as well as being a vote counter when needed
6) Determining of the electoral roll
7) Determining of the agenda
8) The board presents the last year's activity
9) The board presents the last year's economy
10) The accountants present the board's work during the last year
11) Decision of discharge for the last year's board
12) Processing of the propositions from the board and members
13) Decision of this year's operation plan
14) Decisions about this year's budget and eventual membership fee
15) Vote of this year's board
16) Vote of this year's accountant(s)
17) Eventual vote of this year's nomination committee
18) The closing of the meeting
If the board, the accountant, or at least a fourth of the association's members want to the association should hold an extra annual meeting. This can be held at anytime during the year. The same requirements of validity applies for the extra annual meeting as for ordinary annual meetings. During extra annual meetings only that which is mentioned in the invitation is allowed to be brought up.
§8 Voting
Every member that is at an annual meeting has one vote each. Voting per post or per proxy is not allowed. During voting the proposal with the highest number of votes wins. If a vote is tied two times in a row it is counted as if the proposal didn't go through. If the vote regards the choice of the board, accountants, or nomination committee two ties in a row means it is up to random chance. Votes which are neither for or against a proposal do not count.
All members of the board who participate in a board meeting have a right to vote. During voting the proposal with the most votes wins. If a vote is tied two times in a row it is counted as if the proposal didn't go through. Votes which are neither for or against a proposal do not count.
§9 Changing of the statutes
The associations statutes can only be changed during an annual meeting and only if the proposal is written in the invitation. In order to change the statutes at least twice as many must vote for the change than those who vote against.
§10 Shutdown
During the annual meeting it can be decided that the association is to shut down. The association is not shut down as long as there are at least three members who are willing to operate the association.
If the association were to be shut down all of the associations debts should be paid and the accounts are terminated. If the association has money or things left when it shuts down these should be donated to a nonprofit organization with a similar goal or to Sverok. A person should be chosen by the annual meeting to be responsible for terminating the association's accounts, terminate eventual contracts, take care of transferral of assets and deregistration from Sverok .
§11 Replacment
If a member were to destroy something belonging to the club (ex. boardgame pieces, etc.) they should replace what they have destroyed.
