Stadgar för Society of cosplayers

§1 Föreningen
Föreningens namn är Society of cosplayers.
Föreningen har sitt säte i Stockholm.
Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
Föreningen är ansluten till Sverok.
Föreningens syfte är att syssla med och öka intresset för [spelhobbyn].
Föreningen arbetar med likabehandling för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i verksamheten och påverka den.
Föreningens verksamhetsår är 1 januari till 31 december.

§2 Bli medlem
Alla personer som godkänner föreningens stadgar har rätt att bli medlemmar.
Medlem blir den som skriftligt har anmält medlemskap till föreningen.
Årsmötet kan bestämma att det är gratis att vara medlem, eller att föreningen ska ha en medlemsavgift. Om det finns en medlemsavgift måste den vara betald för att en person ska räknas som medlem.
Medlemmar har rätt att få information om föreningen, delta i och rösta på årsmöten och kunna väljas till förtroendeuppdrag i föreningen (till exempel styrelse eller valberedning). Medlemmar är skyldiga att följa föreningens stadgar och regler, hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen och behandla andra medlemmar med respekt.

§3 Sluta vara medlem
Medlemskapet gäller till och med det påföljande verksamhetsårets årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen.

En medlem som vill gå ur föreningen i förtid ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas personen inte som medlem längre.

En medlem som missköter sig kan bli avstängd från föreningens verksamhet och utesluten ur föreningen. En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten. Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen. Beslut om avstängning fattas av styrelsen. Beslut om uteslutning fattas av årsmötet. Om en medlem blivit avstängd måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.

§4 Styrelsen
Styrelsen ska vara minst tre personer, där en är ordförande. Styrelsen ska dela på ansvaret.
Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemslista, årsmöte och för att det som bestäms på årsmötet blir gjort.
Styrelsen ska bestämma vilka som har rätt att skriva avtal i föreningens namn. De kallas för firmatecknare. Styrelsen kan alltid gemensamt teckna firman.
Styrelsen väljs på föreningens årsmöte, och tillträder så fort mötet är slut.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till styrelsen.

§5 Revisorer
Föreningen ska ha en eller två revisorer.
Revisorns uppgift är att granska föreningens ekonomi och styrelsens arbete och redovisa det för nästa årsmöte.
Revisorerna väljs på årsmötet, och tillträder så fort mötet är slut.
En person som sitter i föreningens styrelse eller som just har avgått som styrelseledamot kan inte också väljas till revisor.
Revisorn får inte vara släkt med eller nära anhörig till någon i styrelsen.
Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen.

§6 Valberedning
Föreningen kan ha en valberedning.
Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen på årsmötet.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
Valberedningen väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut.
Om ingen valberedning väljs, ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag till styrelsen och styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.

§7 Årsmöte
Årsmötet ska hållas senast den 25 maj varje år.
För att mötet ska vara giltigt måste föreningens medlemmar meddelas personligen minst två veckor i förväg. Medlemmarna ska få veta tid, plats och vad som ska tas upp på mötet. Om alla medlemmar i föreningen är närvarande på mötet och de enhälligt godkänner det kan mötet vara giltigt även om inbjudan kommit senare än två veckor innan mötet.

Om det finns särskilda skäl kan årsmötet hållas senare än den 25 maj, under förutsättning att medlemmarna godkänner det.

Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte:
1) Mötets öppnande
2) Beslut om mötets giltighet
3) Val av mötets ordförande
4) Val av mötets sekreterare
5) Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare
6) Fastställande av röstlängd
7) Fastställande av dagordning
8) Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
9) Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
10) Revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
11) Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
12) Behandling av förslag från styrelse och medlemmar
13) Beslut om årets verksamhetsplan
14) Beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
15) Val av årets styrelse
16) Val av årets revisor(er)
17) Eventuellt val av årets valberedare
18) Mötets avslutande

Om styrelsen, revisorn eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar vill, ska föreningen hålla ett extra årsmöte. Det kan hållas när som helst på året. Samma krav på giltighet gäller för extra årsmöte som för ordinarie. På ett extra årsmöte kan bara det som står i inbjudan tas upp på mötet.

§8 Omröstningar
Alla medlemmar som är på årsmötet har en röst var. Röstning per post eller per fullmakt är inte tillåten. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Om omröstningen gäller ett personval och resultatet blir lika två gånger i rad får slumpen avgöra. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.

Alla i styrelsen som deltar på ett styrelsemöte har rösträtt. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad räknas det som att förslaget inte går igenom. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.

§9 Ändra stadgarna
Föreningens stadgar kan bara ändras på ett årsmöte och om förslaget på ändring står med i inbjudan till mötet. För att ändringen ska gälla måste minst dubbelt så många rösta för ändringen, som de som röstar mot.

§10 Nedläggning
Årsmötet kan bestämma att föreningen ska läggas ned. Föreningen läggs inte ned så länge det finns minst tre medlemmar som vill driva föreningen vidare. Om föreningen läggs ned ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller saker kvar när den läggs ned ska dessa skänkas till en ideell förening med liknande syfte eller till Sverok. En ansvarig ska utses av årsmötet för att avsluta föreningens konton, säga upp eventuella avtal, sköta överföring av tillgångar och avregistrering från Sverok.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här