Föreningens stadgar
Stadgar för Ultuna Rollspelsklubb (URK)
Kapitel 1 Föreningen
§1 Föreningens namn är ”Ultuna Rollspelsklubb” med ”URK” som officiell förkortning.
§2 Föreningen har sitt säte i Uppsala kommun.
§3 Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
§4 Föreningen är ansluten till Sverok.
§5 Föreningens syfte är att syssla med och öka intresset för rollspel och övriga hobbys som intresserar föreningens medlemmar.
§6 Föreningen arbetar med likabehandling för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar att delta i verksamheten och påverka den.
§7 Föreningens verksamhetsår är 1 januari till 31 december.
§8 Föreningen samarbetar med Ultuna Studentkår.
Kapitel 2 Medlemskap
§1 Alla personer som godkänner föreningens stadgar och eventuellt betalat medlemskap har rätt att bli medlemmar.
§2 Årsmötet kan bestämma att det är gratis att vara medlem, eller att föreningen ska ha en medlemsavgift. Om det finns en medlemsavgift måste den vara betald för att en person ska räknas som medlem.
§3 Medlem blir den som skriftligt har anmält medlemskap till föreningen.
§4 Medlemmar har rätt att få information om föreningen, delta i och rösta på årsmöten och kunna väljas till förtroendeuppdrag i föreningen (till exempel styrelse eller valberedning). Undantag är avstängda medlemmar, se Kapitel 4.
§5 Medlemmar är skyldiga att följa föreningens stadgar och regler, hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen och behandla andra medlemmar med respekt.
Kapitel 3 Avsluta medlemskap
§1 Medlemskapet gäller till och med det påföljande verksamhetsårets årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen.
§2 En medlem som vill gå ur föreningen i förtid ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas personen inte som medlem längre.
Kapitel 4 Avstängning och uteslutning av medlem
§1 En medlem som missköter sig kan antingen bli avstängd från föreningens verksamhet eller utesluten ur föreningen.
§2 Med misskötsel menas att personen bryter mot föreningens stadgar, eller avsiktligt skadar föreningens verksamhet, egendom eller medlemmar.
§3 En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten.
§4 Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen.
§5 Beslut om avstängning fattas av styrelsen.
§6 Styrelsen kan besluta att göra en avstängning tidsbegränsad eller obegränsad.
§7 Vid tidsbegränsad avstängning beslutar styrelsen om hur lång tid medlemmen är avstängd.
§8 Beslut om avstängning får ej fattas utan att den av beslutet berörda medlemmen delgivits anledningen och fått tillfälle att yttra sig.
§9 Vid obegränsad avstängning måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning.
§10 Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.
Kapitel 5 Styrelsen
§1 Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemslista, årsmöte och för att verkställa årsmötets beslut.
§2 Styrelsen består av minst tre personer, varav en är ordförande. Styrelsen ska dela på ansvaret.
§3 I styrelsen ska det finnas en ordförande, en kassör och en sekreterare. Ingen person kan inneha mer än en av dessa poster.
§4 Årsmötet kan besluta om att välja en kommunikationsansvarig, trivselansvarig, vice ordförande, vice kassör, och/eller vice sekreterare.
§5 Om ordförande, kassör eller sekreterare avgår eller avstängs, utan att det finns en vice som kan ta över ska ett extra årsmöte, där en ny person till den vakanta posten väljs, hållas inom två veckor.
§6 Övriga medlemmar i styrelsen som ej är ordförande, kassör, sekreterare, kommunikationsansvarig eller trivselansvarig, eller vice till dessa, kallas suppleanter.
§7 Suppleanter har samma befogenheter som övriga ledamöter förutom ordinarie rösträtt på styrelsemöten. Suppleanter förväntas inte ha, av stadgarna, styrda ansvarsuppgifter i samma utsträckning som ordinarie ledamöter. Det finns inget tak för antalet suppleanter i styrelsen.
§8 Suppleanter ersätter rösträtt på styrelsemöten i frånvaro av ordinarie ledamöter (se kapitel 6 styrelsemötens giltighet). Suppleanterna tilldelas vid årsmöte en turordning i vilket dem ersätter ordinarie ledamöters rösträtt (första-, andra-, tredje- osv). Turordningen bestäms av tärningsrullning.
§9 Årsmötet beslutar om ett antal suppleanter ska väljas till styrelsen för verksamhetsåret.
§10 Ordförande, kassör, sekreterare, kommunikationsansvarig, vice ordförande, vice kassör, och vice sekreterare väljs på årsmötet och sitter hela verksamhetsåret ut.
§11 Suppleanter sitter på halvårsbasis och väljs på årsmötet respektive höstmötet.
§12 Styrelsen väljs på föreningens årsmöte, och tillträder så fort mötet är slut.
§13 Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till styrelsen.
Kapitel 6 Styrelsemötens giltighet
§1 Styrelsens främsta beslutsfattande verktyg utgörs av styrelsemöten, vars frekvens, plats och tillfälle bestäms av styrelsen. Vid överenskommelse av styrelsemöten skall ordinarie ledamöter prioriteras.
§2 För att ett styrelsemöte ska vara giltigt ska minst 3 ordinarie ledamöter närvara samt en möteskallelse skall ha nått samtliga styrelsemedlemmar.
§3 För att styrelsemötet ska vara giltigt ska mötet protokollföras och protokollet eftergranskas av mötet utsedd justerare.
§4 Styrelsemötets maximala röstlängd motsvarar antalet ordinarie ledamöter. I förstahand är ordinarie ledamöter röstberättigade.
§5 Vid frånvaro av ordinarie ledamot åtar förste suppleant dennes rösträtt för mötet. Vid frånvaro av fler ledamöter fyller fler suppleanter rösträtten i rangordning fastställd av årsmötet.
§6 Styrelseprotokoll ska kunna tillgå medlemmarna vid förfrågan.
Kapitel 7 Revisorer
§1 Föreningen ska ha en eller två revisorer.
§2 Revisorns uppgift är att granska föreningens ekonomi och styrelsens arbete och redovisa det för nästa årsmöte.
§3 Revisorerna väljs på årsmötet, och tillträder så fort mötet är slut.
§4 En person som sitter i föreningens styrelse kan inte väljas till revisor.
§5 Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen.
Kapitel 8 Valberedning
§1 Föreningen kan ha en valberedning.
§2 Valberedningen består av minst en ledamot.
§3 Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen på årsmötet.
§4 Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
§5 Valberedningen väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut.
§6 Om ingen valberedning väljs, ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag till styrelsen och styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.
Kapitel 9 Årsmöte
§1 Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ.
§2 Ordinarie årsmöte ska hållas mellan 1 januari till 30 juni varje år.
§3 För att mötet ska vara giltigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg. Medlemmarna ska få veta tid, plats och vad som ska tas upp på mötet.
§4 Årsmötet kan besluta att mötet ska vara giltigt även om inbjudan kommit senare än två veckor innan mötet.
§5 Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte. Ordningen dessa punkter tas upp får varieras:
1) Mötets öppnande
2) Beslut om mötets giltighet
3) Val av mötets ordförande
4) Val av mötets sekreterare
5) Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare
6) Fastställande av röstlängd och godkännande av fullmakter
7) Fastställande av dagordning
8) Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
9) Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
10) Revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
11) Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
12) Beslut om årets verksamhetsplan
13) Behandling av eventuella propositioner
14) Behandling av eventuella motioner
15) Beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
16) Val av föreningens ordförande
17) Eventuellt val av vice ordförande
18) Val av kassör
19) Val av sekreterare
20) Val av antal suppleanter som ska väljas på årsmötet
21) Val av suppleanter
22) Val av årets revisor(er)
23) Eventuellt val av årets valberedare
24) Mötets avslutande
§6 Motioner ska vara till styrelsen tillhanda senast 7 dagar innan mötet. Styrelsen ska meddela föreningens medlemmar om motionssvar senast 2 dagar innan mötet.
§7 Om styrelsen, revisorn eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar vill, ska föreningen hålla ett extra årsmöte. Det kan hållas när som helst på året. Samma krav på giltighet gäller för extra årsmöte som för ordinarie. På ett extra årsmöte kan bara det som står i inbjudan tas upp på mötet.
Kapitel 10 Höstmöte
§1 Höstmöte ska hållas mellan 1 juli och 31 december varje år.
§2 Regler kring mötets giltighet är samma som för årsmöte.
§3 Regler kring motioner är samma som för årsmöte.
§5 Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte. Ordningen dessa punkter tas upp får varieras:
1) Mötets öppnande
2) Beslut om mötets giltighet
3) Val av mötets ordförande
4) Val av mötets sekreterare
5) Val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare
6) Fastställande av röstlängd och godkännande av fullmakter
7) Fastställande av dagordning
8) Behandling av eventuella propositioner
9) Behandling av eventuella motioner
10) Val av antal suppleanter som ska väljas på årsmötet
11) Val av suppleanter
12) Mötets avslutande
Kapitel 11 Omröstningar
§1 Alla medlemmar som är på årsmötet har en röst var.
§2 I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner.
§3 Medlemmar som inte kan närvara på årsmöte har rätt att delta i beslut genom bevittnad och av årsmötet godkänd fullmakt ställd på bestämd person med rösträtt och gällande för antingen alla eller specifika frågor
§4 Om en omröstning blir lika två gånger i rad får slumpen avgöra.
§5 Om omröstningen gäller ett personval och resultatet blir lika två gånger i rad får slumpen avgöra.
§6 Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
§7 Alla i styrelsen som deltar på ett styrelsemöte har rösträtt. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad får slumpen avgöra. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
Kapitel 12 Stadgar
§1 Uppstår tvekan om tolkningen av stadgarna, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.
§2 Föreningens stadgar kan bara ändras på ett årsmöte. För att ändringen ska gälla måste minst 2/3 av på årsmötet närvarande medlemmar rösta för ändringen.
Kapitel 13 Nedläggning
§1 Årsmötet kan bestämma att föreningen ska läggas ned. Föreningen läggs inte ned så länge det finns minst tre medlemmar som vill driva föreningen vidare.
§2 Om föreningen läggs ned ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har pengar eller saker kvar när den läggs ned ska dessa skänkas till en ideell förening med liknande syfte eller till Sverok.
§3 En ansvarig ska utses av årsmötet för att avsluta föreningens konton, säga upp eventuella avtal, sköta överföring av tillgångar och avregistrering från Sverok.
