ÄLVSBYNS ROLLSPELSFÖRENING
TROLLBORGEN - STADGAR

§ 1 Föreningens firma ( Älvsbyns Rollspelsförening Trollborgen, i vardagligt tal kallas det Trollborgen och i förkortning är det ÄRFT )
Föreningens firma är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende
§ 2 Föreningens Syfte
Föreningen har som syfte att bidra med ett fritidsalternativ i form av spel. Inom spel ingår exempelvis rollspel, brädspel, datorspel, airsoft m.m. Föreningens mål är att förse ungdomar och vuxna med dessa aktiviteter i sin fritid.
Föreningen vill också att alla ska kunna vara delaktig i vår verksamhet. En person ska inte kunna bli utelämnad baserad på kön, hudfärg och/eller sexuell läggning. Vem som helst ska få kunna vara med.
§ 3 Föreningens säte (Älvsbyn)
Föreningen har sitt säte i Älvsbyns kommun, Norrbottens län.
§ 4 Medlemskap
Alla personer som godkänner föreningens stadgar har rätt att bli medlemmar.
Medlem i föreningen är den som vill verka för föreningens målsättning och förbinder sig att följa föreningens stadgar och regler.
Medlemmarna har som rättighet att få sin röst hörd i föreningen. De får ta del av alla aktiviteter som vi bidrar med, kunna rösta på årsmötet samt komma med förslag om förbättringar som föreningen kan använda sig av.
För att bli medlem kontaktar personen ifråga föreningen. Därefter skickas en digital medlemsblankett ut där personen ifråga får skriva ner sitt namn, personnummer, adress och e -post. Därefter skickas medlemsavgiften ut baserat på personens ålder och/eller ekonomiska situation.


§ 5 Medlemsavgifter
Medlemsavgift fastställs varje år under årsmötet som hålls senast 1/4.
Medlemmar betalar därefter den fastställda summan i slutet på första kvartal och förs in i stadgarna för det året.
Tonåring (15-17): Hundra kronor
Ungdom: (18 - 24) Hundrafemtio kronor
Student: Hundrafemtio kronor
Vuxen (25+): Tvåhundra kronor
Individer med svårt ekonomiskt kan ansöka om lägsta medlemsavgift.

§ 6 Sluta vara medlem
Medlemskapet gäller till och med det påföljande verksamhetsårets årsmöte. Efter detta måste medlemmen på nytt anmäla medlemskap om den vill fortsätta vara medlem i föreningen.
En medlem som vill gå ur föreningen i förtid ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas personen inte som medlem längre.
En medlem som missköter sig kan bli avstängd från föreningens verksamhet och utesluten ur föreningen. En person som blivit avstängd är fortfarande medlem i föreningen men har inte rätt att delta i verksamheten. Om personen utesluts är den inte längre medlem i föreningen. Beslut om avstängning fattas av styrelsen. Beslut om uteslutning fattas av årsmötet. Om en medlem blivit avstängd måste det kommande årsmötet besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.
§ 7 Styrelsen
Styrelsen består av ordförande, fyra övriga ledamöter jämte en suppleant. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och de övriga ledamöter föreningen anser sig behöva. Styrelsen väljs vartannat år under årsmötet. Därefter tillträdde den nyutnämnda styrelsen efter att årsmötet avslutats. Vid förfall inträder suppleant. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe för tiden t o m nästa årsmöte.





§ 8 Styrelsens uppgifter
Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter. Styrelsen beslutar å föreningens vägnar såvida inte annat föreskrivs i dessa stadgar. Styrelsen ska verkställa av årsmötet fattade beslut, handha föreningens ekonomiska angelägenheter och föra räkenskaper, samt avge årsredovisning till årsstämman för det senaste räkenskapsåret.
Styrelsen sammanträder när ordföranden finner det erforderligt eller om minst tre styrelseledamöter begär detta.
Styrelsen beslutar då minst tre personer är närvarande. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden biträder, dock sker avgörandet vid val genom lottning.
Föreningens firma tecknas av föreningens ordförande och/eller ledamot som därtill utses.
§ 9 Räkenskaper
Räkenskapsår är kalenderår.
Styrelsens årsredovisning ska överlämnas till föreningens revisor senast den 31/12.
§ 10 Revisorer
Styrelsens förvaltning ska årligen granskas av en på årsmötet utsedda revisor. Revisorns uppgift är att granska föreningens redovisning och dess förvaltning. Revisionen skall vara klar och revisionsberättelsen överlämnad till styrelsen senast den 1/4 innan årsmötet.
§ 11 Valberedning
Föreningen kan införa en valberedning som väljs på årsmötet. Föreningen anser att det krävs två personer till föreningens valberedning. Valberedningens uppgift är att utse potentiella kandidater till exempelvis styrelsen. Därefter röstades de kandidaterna igenom med enkel majoritet. Kandidaterna som väljs måste vara med i föreningen samt måste de vara valbara.






§ 11 Årsmöte
Ordinarie årsmöte, vilket är föreningens högsta beslutande organ, hålls årligen före den 1/4 på tid och plats som styrelsen bestämmer.
Vid ordinarie årsmöte ska följande ärenden behandlas:
mötets öppnande
fastställande av röstlängd
beslut om mötets giltighet
val av mötets ordförande
val av mötets sekreterare
val av minst en person att granska protokollet efter mötet
styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
förslag från styrelse och medlemmar
beslut om årets verksamhetsplan
beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
val av årets styrelse
val av årets revisor(er)
eventuellt val av årets valberedare
mötets avslutande
Beslut i frågor av större ekonomisk betydelse för föreningen eller dess medlemmar får inte fattas om detta inte funnits med i kallelsen till mötet.
§ 12 Extra årsmöte
Extra årsmöte hålls när styrelsen eller revisorerna finner att det är nödvändigt eller när minst 1/3 av föreningens medlemmar kräver detta genom en skriftlig begäran till styrelsen.
Kallelse för extra årsmötet ska gå ut senast två veckor före mötet
Av begäran ska framgå det eller de ärenden som medlemmarna vill att mötet ska behandla. På extra årsmöte får endast de ärenden som angivits i kallelse behandlas.
§ 13 Rösträtt
Vid årsmöte har varje medlem en röst. Rösträtten är personlig (och kan inte utövas genom ombud).

§ 14 Beslut, omröstning och beslutsmässighet
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs, efter omröstning (votering).
Omröstning sker öppet, utom vid val där sluten omröstning ska äga rum om någon begär detta. Beslut fattas, såvida dessa stadgar ej föreskriver annat, med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder, vid val sker dock avgörandet genom lottning.
Ledamot av styrelsen får inte delta i beslut om ansvarsfrihet för förvaltningsåtgärd för vilken denne är ansvarig, inte heller vid val av revisor.
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
§ 15 Regler för ändring av stadgarna
För ändring av dessa stadgar krävs omröstning på det årliga årsmötet.
§ 16 Fullmakt & Firmateckning
Kassör och ordförande är anförtrodda att skriva under i föreningens namn, antingen ensamma eller tillsammans.
Den årligen valda kassören och ordförande blir utvald till firmatecknare under den sittande period.
§ 17 Utträde
Medlem som önskar utträda ur föreningen ska anmäla detta till styrelsen via e-post eller muntlig kontakt och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen.
§ 18 Upplösning av föreningen
För upplösning av föreningen krävs beslut av årsmöte med minst 4/5 av antalet avgivna röster. Om föreningen upplöses ska en auktion av föreningens material utföras och pengarna med eventuellt kvarvarande material går till välgörenhet eller likartad verksamhet.
Genomförandet och organiserandet av auktionen utförs av den dåvarande styrelsen.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här