Föreningens stadgar
Stadgar för DASE (Datasektionens Allmänna Schack Ensemble) vid Luleå tekniska universitet
§1. Allmänt
§1.1 Föreningen
Datasektionens Allmänna Schack Ensemble, i fortsättningen benämnt DASE, är en ideell studentförening. DASE är ansluten till Datasektionen vid Luleå tekniska universitet som en underförening, i fortsättningen benämnt Datasektionen.
§1.2 Syfte
DASE:s syfte är att skapa/hålla turneringar och sittningar. Lära ut spelet i form av lektioner/diskussioner, samt i helhet skapa intresse och ge en möjlighet för medlemmar och icke medlemmar att spela schack tillsammans med andra intresserade.
§1.3 Säte
DASE har sitt säte i Luleå.
§1.4 Precedens/Förbundstillhörighet
Föreningen är ansluten till både Sverok och Datasektionen. Detta medför att Datasektionens styrdokument har vid konflikt, företräde framför DASE:s styrdokument och föreningen intygar att årsmötesrapporten tas emot av Sverok och att de bara kommer räknas hos Sverok.
§1.5 Obundenhet
DASE är partipolitiskt och religiöst neutral och obunden.
§2. Medlemmar
§2.1 Medlemskap
Vem som helst får bli medlem i DASE. Priset för att vara medlem ska beslutas av årsmötet. För att bli medlem i DASE kan man som enklast kontakta föreningen på sociala medier eller fylla i medlems formuläret som finns på Facebook och tillgänglig till alla på efterfrågan på våra evenemang eller mejl. Ett medlemskap varar ett år efter en godkänd betalning bekräftats. Medlemskap är ett aktivt årligt val. Man kan som enklast avsluta sitt medlemskap med att man slutar betala oss varje år eller kontaktar styrelsen om att man vill avsluta sitt medlemskap.
§2.2 Rättigheter
Medlem inom DASE äger rätt enligt följande:
a) Närvaro-, yttrande-, förslags-, och rösträtt vid Årsmöten och Föreningsmöten. b) Har rätt till att tillkalla föreningsmöte skriftligt eller muntligt enligt §4.6. c) Har rätt till att bli vald till en ledande position.
d) Är valbar till och får inneha förtroendeuppdrag inom DASE.
e) Ta del av sektionens protokoll och andra handlingar som rör föreningens verksamhet.
f) Får ta del av och använda resurser som DASE kan giva och där också låna eller köpa utrustning som används.
g) Får också tillgång till en speciell medlems rea på alla turneringar/event.
§2.3 Skyldigheter
Medlem är skyldig att känna till och rätta sig efter både DASE:es, samt Datasektionens stadgar, reglementen samt övriga föreskrifter och beslut. Om man bryter mot dessa regler eller stadgar, där en handling ses från majoritet som osund, eller uppfört sig så att föreningen lidit skada, kan av styrelsen uteslutas ur föreningen. Detta gäller både medlemmar och styrelsen individuellt. Uteslutningshotad medlem har exakt samma rättigheter som vilken annan person.
§3. Organisering
§3.1 Verksamhet
Föreningens verksamhet utövas genom, årsmöten, kallade föreningsmöten och styrelsen.
§3.2 Verksamhetsår
Verksamhetsåret, tillika räkenskapsår, omfattar tiden 1 juli till och med 30 juni. §4. Årsmöten och Föreningsmöten
§4.1 Befogenhet
Föreningsmöten är DASE:s högsta beslutande organ.
§4.2 Sammansättning
Föreningsmöten utgörs av DASE:s medlemmar.
§4.3 Sammanträde
Föreningsmöten får ske närhelst så är påkallat, men minst ett Årsmöte skall hållas under läsperiod 1. Föreningsmötet får ej hållas under helgdag, lov eller tentamensperiod.
§4.4 Kallelse
Föreningsmöten sammanträder på kallelse av ordförande. Vid vakans tillfaller kallelse rätten styrelsen. Kallelsen ska ske enligt §4.7. Krav skrivet i §4.5 tillkommer även vid accepterat föreningsmöte. Rätt att till sammankallande skriftligen eller muntligt begära sammankallande av föreningsmöte tillkommer genom följande:
a) Styrelsen
b) Ordförande
c) Medlemmar, om minst fem (5) personer står bakom skrivelsen eller den
muntliga begäran enligt §4.6
§4.5
Om krav enligt §4.4 inkommit och accepteras kommer föreningsmötet att tillkomma så fort som möjligt och det är upp till ordförande att få det gjort, vid vakans är det upp till styrelsen.
§4.6
Skriftlig begäran skickas in med mejl till DASE:s mejl, alternativt genom Facebook, där det skall stå följande:
a) Hur nyttjar detta föreningen.
b) Med vidare exemplifiering och anledningar för varför man ska tillkalla föreningsmöte för dennes punkt
§4.7 Kallelse
Kallelse till föreningsmöte skall skickas till alla registrerade medlemmar via mejl när lämpligt datum och bestämd tid har accepterats av styrelsen.
§4.8 Beslutsmässighet
Föreningsmötet är beslutmässigt då:
a) Kallelse utgått enligt §4.7.
b) Majoriteten av styrelsen är närvarande.
c) En tredjedel (1/3) av de aktiva medlemmarna är närvarande.
§4.9 Röstning
Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har DASE:s ordförande utslagsröst om ingen medlem yrkar på bordläggning. Undantaget dessa regler gäller vid personval (§4.10), stadgeändring (§10.1), beslut om reglementes ändring (§10.2), samt beslut om upplösande av sektionen (11.1). Varje närvarande medlem har en röst, röstning via fullmakt är inte tillåtet.
§4.10 Personval
Personval sker med enkel majoritet. Valet sker med sluten omröstning om det finns flera kandidater till en post i annat fall om minst en (1) närvarande medlem yrkar på detta. Vid lika röstetal bordlägga ärendet till nästa föreningsmöte, vilket ska ske vid närmaste bästa tillfälle. Personval sker enligt §7.1.
§4.11 Protokoll
Vid föreningsmöte skall protokoll föras som justeras av en (1) på mötet valda justerare. Protokoll skall så snart som möjligt sparas på DASE:s protokoll mapp, där datum finns med. Tillgång till mappen finns på webbsidan och facebook.
§4.12 Motioner
Till föreningsmöten har varje medlem rätt att inkomma med motion som behandlas av sektionsstyrelsen. Motionen skall vara styrelsen tillhanda före nästa föreningsmöte.
§4.13 Övriga frågor
Eftersom föreningen försöker undvika motioner kan man fatta mindre beslut under övriga frågor, men större beslut om så ansett av ordförande, eller någon annan i styrelsen ska bordläggas och endast få röstas in under nästa föreningsmöte, om det så klart inte är en motion. Endast äldre styrelsemedlemmar får bestämma om även mindre beslut ska bordläggas.
§4.14 Föregående verksamhetsår
På första föreningsmötet i läsperiod 1 skall följande ärenden avseende föregående verksamhetsår behandlas:
a) Verksamhetsberättelse – Ordförande skall muntligt redovisa allt.
b) Ekonomisk berättelse – Kassör eller ordförande skall redovisa.
c) Styrelsens ansvarsfrihet – Skall antingen röstas igenom eller inte.
d) Revisionsberättelse – Om den positionen inte är vakant.
§4.15 Detta ska alltid tas upp på ett årsmöte
1. ) mötets öppnande
2. ) fastställande av röstlängd
3. ) beslut om mötets giltighet
4. ) val av mötets ordförande
5. ) val av mötets sekreterare
6. ) val av minst en person att granska protokollet efter mötet
7. ) styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
8. ) styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
9. ) revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
10. ) beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
11. ) förslag från styrelse och medlemmar
12. ) beslut om årets verksamhetsplan
13. ) beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
14. ) val av årets styrelse
15. ) val av årets revisor(er)
16. ) eventuellt val av årets valberedare
17. ) mötets avslutande
§5 Styrelsemöten
§5.1 Allmänt
Ordförande har rätt till att kalla styrelsemöte för att bestämma eller komma fram till lösningar/framtida event under verksamhetsåret. Styrelsen sammanträder på ordförandens kallelse.
§5.2 Kallelse
Kallelse sker antingen muntligt eller via mejl och varje styrelsemedlem har rätt till att på ordförandens begäran sammankalla styrelsemöte. Informationen om mötet skall skickas senast en vardag före mötet.
§5.3 Beslut
Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. För att styrelsen skall äga beslutsrätt krävs att minst hälften av styrelsemedlemmarna är närvarande. Det krävs även kallelse enligt §5.2.
§5.4 Protokoll
Protokoll skall föras under styrelsemötet, där antingen ordförande eller vald justerare är ansvarig. Protokollet sparas i styrelsemötesprotokoll mapp, där datum är givet. Tillgång till mappen ligger på webbsidan och facebook.
§5.5 Medlemmar
Medlemmar har närvaro-, förslags-, samt yttranderätt på styrelsemöten, men styrelsen kan besluta annat för enskilda punkter.
§6. Styrelsen
§6.1 Sammansättning
Styrelsen skall minst bestå av
● Ordförande.
● Vice Ordförande.
● Kassör.
Där följande poster också rekommenderas
● Sekreterare
● PR-ansvarig
● Sir Cock/Inre revisor
Med viktighet anordnat uppifrån och ner. En styrelse som röstas in enlighet med §4.10 är behörig för beslut mot tredje part.
§6.2 Styrelsens ansvar
Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemslista, årsmöte och för att det som bestäms på årsmötet blir gjort.
§6.3 Firmatecknare
Ordförande och kassör tecknar föreningens firma tillsammans eller bestämmer vem som tar ansvar för DASE. Vid vakans är det styrelsen som bestämmer vem som tar ansvar.
§6.4 Mandatperiod
Styrelsens mandatperiod omfattar tiden 1 juli till och med 30 juni nästkommande år, det innefattar att den nya styrelsen tillträder 1 juli.
§7. Val
§7.1 Valperiod
På årsmötet skall personval ske, om den nuvarande styrelsen vill sitta kvar har de rätt att inför valperioden att bli inröstade för ytterligare ett år.
§7.2 Vakans
Om någon post blir vakant skall, om så möjligt, en tillförordnad till denna post väljas av styrelsen fram till och med nästkommande årsmöte.
§8. Valberedning
§8.1 Allt om valberedning
● Föreningen kan ha en valberedning men det är inte ett krav.
● Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personval (§4.10) på årsmötet. ● Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
● Valberedningen väljs på årsmötet och tillträder så fort mötet är slut. Om ingen valberedning väljs, ansvarar föreningens medlemmar gemensamt för
valberedningens uppgifter. Medlemmarna skickar då sina förslag till styrelsen och styrelsen ansvarar för att sammanställa och på årsmötet presentera alla som föreslagits.
§9. revision
§9.1 Allt om Revision
Till grund för revision av verksamheten ligger stadgarna samt allmän lagstiftning.
● Revision av föreningens verksamhet utförs av vald revisor på
årsmötet, det skall finnas minst en revisor och det får tillkomma
ytterligare suppleant. Revisorer och suppleant behöver ej vara
medlemmar i föreningen och får inte sitta i styrelsen.
● Revisor har i uppdrag att se till att styrelsen arbetar utefter dessa stadgar. Vid stadgebrott har revisor, ansvar att informera medlemmar om detta under nästa föreningsmöte.
● Revisorn framlägger till verksamhetsårets första föreningsmöte sin berättelse för föregående verksamhetsår tillsammans med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet för föregående styrelse.
§10. Stadge- samt reglementes ändring
§10.1 Stadgeändring
Ändring av dessa stadgar sker i och med att ordförande har rätt att ändra små detaljer som skall redovisas nästa föreningsmöte. Dessa ändringar kan vara följande:
a) Stavfel
b) Grammatik
c) Missförståelse
d) Muntligt förstådd förbättring
Varje ändring, om det innefattar en ändring på mer än en mening ska ses över, det vill säga att det ska skrivas dagens datum och läggas in i Stadga mappen i DASE:s mejl som en helt ny stadga. Detta för att ändringen skall ses och kunna dokumenteras av den inre revisorn.
Alla större ändringar i dessa stadgar måste ha två tredjedelars (2/3) majoritet och bli godkänd av ordförande på två (2) följande föreningsmöten.
§10.2 Reglementes ändring
Ändring av sektionens reglementen kan endast ske genom beslut av två tredjedelars (2/3) majoritet på ett (1) föreningsmöte.
§11 Upplösning
§11.1 Upplösning
Upplösande av föreningen kan endast ske genom beslut med två tredjedelars (2/3) majoritet på två (2) på varandra följande föreningsmöten. Om inte §11.2 kan uppfyllas.
§11.2 Grundarna
Majoriteten av de viktigaste medlemmarna måste vara närvarande på båda tillfällena. I detta fall grundarna av DASE, om de är vakanta så krävs detta steg ej.
§11.3 Tillgångar
Föreningens tillgångar förvaltas av styrelsen och de skall förhandla med Datasektionen om att föra över eventuella tillgångar.
§12 Tolkning och giltighet
§12.1 Tolkning
Uppstår brist på tolkning av dessa stadgar är det upp till ordförande att förklara sin tolkning, där också styrelsen kan yrka om det är rimligt eller inte fram till nästa föreningsmöte, fastställt tolkningen.
§12.2 Giltighet
Denna Stadga äger giltighet från och med 29-03-2022
