Föreningens stadgar
Stadgar för föreningen Rollspelssällskapet (RollS)
Senast uppdaterad den 13 Januari 2020
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
1 § Föreningens namn
Föreningens namn är Rollspelssällskapet. Föreningens namn förkortas Rolls.
2 § Föreningens hemort
Föreningen har sin hemort och sitt säte i Malmö kommun.
3 § Föreningsform
Föreningen är en religiöst och partipolitiskt obunden ideell förening.
4 § Syfte
Föreningens syfte är att utöva rollspel, samt främja utövandet av rollspel.
5 § Sammansättning
Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.
6 § Tillhörighet
Föreningen är ansluten till Sverok.
7 § Beslutande organ
Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Övriga beslutande organ är extra årsmöten och styrelsen.
8 § Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsen i sin helhet eller två av styrelsen utsedda styrelsemedlemmar var för sig.
9 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är från 1 januari till 31 december.
10 § Stadgetolkning
Uppstår tvekan kring tolkningen av dessa stadgar hänskjuts frågan till årsmötet. I brådskande fall kan styrelsen avgöra frågan, till dess den kan fastställas vid årsmötet.
11 § Stadgeändring
11.1 § För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst två tredjedelars majoritet av lagda röster. Ändring av stadgeparagraf, eller tillägg till stadgan, kan endast upptas till behandling av årsmöte om förslag därom uttryckligen angivits i årsmöteshandlingarna, i form av motion eller om enhälligt årsmöte beslutar att uppta förslaget.
11.2 § Ändringar av föreningens stadgar om föreningsform (3 §), föreningens syfte (4 §), stadgeändring (11 §), värdegrund (12 §), likabehandling (13 §), och upplösning (14 §) kräver beslut med två tredjedelars majoritet av lagda röster på två på efterföljande årsmöten. Dessa stadgar kan ej ändras om minst fem (5) medlemmar aktivt motsätter sig förslaget antingen skriftligt innan årsmötet eller skriftligt eller muntligt under årsmötet.
11.3 § Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen ges av såväl medlem som styrelsen.
12 § Värdegrund
12.1 § Föreningens värdegrund är vägledande.
12.2 § För ändring av denna värdegrund krävs beslut av årsmöte med minst två tredjedelars majoritet av lagda röster.
12.3 § För borttagande av värdegrunden krävs två tredjedelars majoritet av lagda röster under två efterföljande ordinarie årsmöten för att beslutet skall vara giltigt.
13 § Likabehandling
Föreningen arbetar med likabehandling för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i och påverka föreningen.
14 § Upplösning av föreningen
14.1 § Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på ordinarie årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste tydligt framgå av kallelsen. Upplösningen av föreningen kräver beslut med två tredjedelars majoritet av lagda röster. Föreningen kan inte upplösas så länge minst fem (5) medlemmar aktivt motsätter sig upplösningen, antingen skriftligt innan årsmötet eller skriftligt eller muntligt under årsmötet.
14.2 § I beslut om upplösning av föreningen ska föreningens skulder betalas. Därefter ska alla av föreningens tillgångar tillfalla en eller flera föreningar med liknande syfte, valda av årsmötet.
MEDLEMMAR
15 § Bli medlem
Medlem blir den som i text eller digitalt har anmält medlemskap till föreningen samt betalat medlemsavgift om sådan har satts av ordinarie årsmöte. En medlem måste aktivt välja att förnya sitt medlemskap när detta medlemskap utgår.
16 § Medlemskap
Medlem i föreningen ska:
Följa föreningens stadgar, värdegrund och beslut som fattas av föreningens organ enligt 7 §
Verka för föreningens syfte
Betala de avgifter som beslutas av föreningen
Ha rätt att delta i de sammankomster som anordnas för medlemmarna.
Ha rätt till information om föreningens angelägenheter.
Ha rätt att delta och rösta på årsmöte och kunna väljas till styrelse eller valberedning.
Inte ha rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.
17 § Utträde
Medlemskapet gäller till och med nästa årsmöte, men minst till och med verksamhetsårets slut. En medlem som vill gå ur föreningen tidigare ska skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen.
18 § Uteslutning
18.1 § Medlem får inte uteslutas ur föreningen av en annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutande avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, allvarligt skadat föreningens intressen, inte följt medlemskapets skyldigheter enligt 16 §, eller inte följt rådande lokals eller externt evenemangs regler.
18.2 § En medlem som har misskött sig enligt 18.1 § kan bli avstängd av föreningens styrelse. Nästa årsmöte måste då besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. Styrelsen äger rätt att fullfölja uteslutningsprocessen även om medlemmen i fråga väljer att lämna föreningen av egen vilja innan ett beslut har skett. Personen ifråga har rätt att gå på det beslutande årsmötet om uteslutning och föra sin talan. Personens rösträtt i frågan om uteslutning avgörs av personens medlemsstatus vid tidpunkten av årsmötet.
18.3 § Medlemmar eller styrelsen kan inkomma med skäl för en eventuell uteslutning av en medlem. Det är styrelsens ansvar att utreda och avgöra om skälen är tillräckliga för att utesluta medlemmen. Endast styrelsen kan initiera en formell uteslutningsprocess.
18.4 § En påbörjad uteslutningsprocess är giltig även om medlemmen väljer att lämna föreningen innan ett slutligt beslut om avstängning har fattats. Beslut om avstängning eller uteslutning gäller även vid eventuell framtida medlemsansökan. Styrelsen kan häva en pågående avstängning. Årsmötet kan häva pågående avstängning och uteslutning samt häva tidigare beslut om uteslutning.
ÅRSMÖTET
19 § Tidpunkt och kallelse
19.1 § Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls senast den 1 mars på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet ska av styrelsen senast fyra veckor före mötet delges medlemmarna via e-post för att kallelsen ska vara giltig. Vidare ska kallelse och förslag till dagordning anslås på lämplig plats.
19.2 § Har förslag väckts om upplösning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar ska detta anges i kallelsen.
19.3 § Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga och delges medlemmarna via e-post senast en vecka före årsmötet. I kallelsen ska anges var dessa handlingar kommer finnas tillgängliga.
19.4 § Årsmöte ska hållas i föreningens hemort med omnejd, enligt 2 §.
20 § Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet. Förslag från medlem ska vara styrelsen tillhanda senast två veckor före årsmötet.
21 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet
Medlem som senast samma dag som årsmötet beviljats medlemskap i föreningen samt betalat förfallna medlemsavgifter har rösträtt på årsmötet. Rösträtten är personlig. Röster via ombud genom fullmakt är inte godkänt. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
22 § Beslutförhet
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
23 § Beslut och omröstning
23.1 § Beslut fattas med acklamation eller om så begärs med votering. Om röstning genom acklamation ej går att tydligt avgöra, skall den repeteras med votering. Med undantag för de i 11 §, 12 § och 14 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom majoritet, om årsmötet inte beslutar annorlunda genom två tredjedelars majoritet. För beslut i val krävs majoritet. Omröstningen sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock omröstning ske slutet. Blanka röster räknas inte.
23.2 § I händelse av votering där rösterna för och emot är lika många, anses förslaget nedröstat. Nedröstade förslag kan inte tas upp igen förrän nästa årsmöte. Undantag är ifall omröstningen gäller personval, då ska lika votering leda till ny röstning, och om lika votering sker igen får slumpen avgöra genom tärningskast av en 20-sidig tärning där högst tal vinner.
23.3 § Beslut fattade av årsmöte gäller från årsmötets avslutande om inte annat sägs.
24 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Undantag är arbetstagare inom föreningen, vilka inte får väljas till att vara en del av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.
25 § Ärenden vid ordinarie årsmöte
Vid ordinarie årsmöte ska följande frågor behandlas:
Mötets öppnande
Mötets behörighet
Fastställande av röstlängd
Val av mötets ordförande
Val av mötets sekreterare
Val av två protokolljusterare
Val av två rösträknare
Genomgång av mötesteknik
Fastställande av dagordning
Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret
Styrelsens ekonomiska berättelse för det senaste räkenskapsåret
Revisorernas berättelse för det senaste verksamhets-/räkenskapsåret
Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
Fastställande av verksamhetsplan
Fastställande av medlemsavgift
Behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
Val av föreningens styrelse under nästa verksamhetsår
Ordförande
Övriga ledamöter
Suppleanter till styrelsen med fastställd turordning
Val till andra förtroendeuppdrag under nästa verksamhetsår
En till två revisorer samt suppleant/er. Styrelsens ledamöter får ej delta i detta val.
En till tre ledamöter till valberedningen, varav en ska utses till valberedningens ordförande.
Behandling av styrelsens förslag och inkomna motioner.
Övriga frågor.
Mötets avslutande
26 § Extra årsmöte
26.1 § Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tiondel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning ska avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
26.2 § När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den inom två veckor utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till dagordning för extra årsmöte ska delges medlemmarna via e-post senast två veckor före mötet. Vidare ska kallelsen med förslag till dagordning anslås på lämplig plats.
26.3 § Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt 26.2 §. Vid extra årsmöte får endast de punkter som stått på kallelsen för mötet upptas till behandling. Rösträtt på extra årsmöte och beslutsmässighet vid sådant möte gäller enligt 21 § och 22 §.
FÖRTROENDEUPPDRAG
27 § Valberedningen
27.1 § Föreningen kan ha en valberedning som väljs på årsmötet. Om ingen valberedning väljs, ansvarar styrelsen för valberedningens uppgifter.
27.2 § Valberedningen består av en till tre ledamöter valda av årsmötet. En av dessa ska utgöra valberedningens ordförande. Valberedningens sammansättning ska sträva efter jämn fördelning vad gäller bland annat kön, ålder och etnicitet.
27.3 § Valberedningens uppgift är att föreslå kandidater till personval för förtroendeuppdrag på årsmötet. Valberedningen ska sträva mot att förslaget till styrelsens sammansättning ska bestå av en jämn fördelning vad gäller bland annat kön, ålder och etnicitet.
27.4 § Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen ska senast två veckor före årsmötet tillfråga de vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast en vecka före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.
28 § Revisorerna
28.1 § Föreningen ska ha en eller två revisorer som väljs på årsmöte. Revisorernas uppgift är att granska styrelsens arbete och redovisa det för nästa ordinarie årsmöte.
28.2 § De som sitter i föreningens styrelse kan inte väljas till revisor. Revisorn behöver dock inte vara medlem i föreningen.
28.3 § Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga handlingar. Föreningens räkenskaper ska vara revisorerna tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast två veckor före årsmötet.
29 § Styrelsens sammansättning
29.1 § Styrelsen består av ordförande samt minst två övriga ledamöter. Vid behov får även ytterligare ledamöter tillsättas. Mandatperioden för alla positioner i styrelsen är till nästa ordinarie årsmöte. Styrelsen ska inom sig utse sekreterare och kassör. Styrelsen kan även utse övriga befattningar efter behov.
29.2 § Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt av årsmötet fastställd turordning och sitter under kvarvarande tid av mandatperioden.
29.3 § Styrelsen får utse medlemmar till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Denne får utses till befattning inom styrelsen.
30 § Styrelsens åligganden
30.1 § När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen ska svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt ta tillvara medlemmarnas intressen.
30.2 § Det åligger styrelsen särskilt att:
Tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas,
Verkställa av årsmötet fattade beslut,
Planera, leda och fördela arbetet inom föreningen,
Ansvara för och förvalta föreningens medel,
Tillställa revisorerna räkenskaper,
Bestämma vilka i styrelsen som blir firmatecknare och
Förbereda föreningens årsmöten
30.3 § Ordföranden är föreningens officiella representant. Ordföranden ska leda styrelsens förhandlingar och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs. Har ordföranden förhinder ska vice ordföranden, om sådan finns, träda in i ordförandens ställe och i annat fall ska styrelsen utse en representant att ta över uppdraget.
30.4 § Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna i övrigt. Har inte annat beslutats ankommer givna uppgifter på sekreteraren och kassören i 30.5 § och 30.6 §.
30.5 § Sekreteraren:
Förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten,
Föra protokoll över styrelsens sammanträden,
Se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras,
Se till att fattade beslut har verkställts,
Om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar,
Årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen.
30.6 § Kassören:
Föra medlemsförteckning och se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen,
Se till att föreningen söker bidrag från stat, kommun och andra organisationer, etc.
Svara för föreningens bokföring och föra bok över föreningens räkenskaper,
Årligen upprätta balans- samt resultaträkningar,
Utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning,
Se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid,
I förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter, uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet,
Föra inventarieförteckning, samt se till att föreningens tillgångar hanteras väl.
31 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
31.1 § Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande.
31.2 § För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud, även med fullmakt. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas ska sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde ska protokoll föras. Avvikande mening ska antecknas till protokollet.
32 § Överlåtelse av beslutanderätten
32.1 § Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommission eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke ska fortlöpande underrätta styrelsen härom.
32.2 § Den som fått bemyndigande av styrelsen ska fortlöpande underrätta styrelsen om sina åtaganden genom återrapportering.
32.3 § Styrelsen kan dra tillbaka överlåten beslutanderätt. När ny styrelse tillträder dras all överlåten beslutanderätt in.
