§ 1 Namn och säte
Föreningens namn är Lajv- och spelföreningen Epos. Föreningen har sitt säte i Borlänge kommun.

§ 2 Form och ändamål
Föreningen är fristående, partipolitiskt, och religiöst obunden. Föreningen ska erbjuda medlemmarna verksamhet med fokus på lajv, rollspel och brädspel, men även andra aktiviteter och upplevelser som på något vis relaterar till dessa områden. På alla dessa aktiviteter så gäller alltid totalt drog- och alkoholförbud. Aktiviteternas arrangörer beslutar om fler eventuella restriktioner. Vem som helst, både inom och utom föreningen, har möjlighet att med föreningens hjälp anordna aktiviteter åt föreningen, förutsatt att föreningens stadgar följs. Styrelsen beslutar om vilka aktiviteter föreningen ska hjälpa att anordna.

§ 3 Förbundstillhörighet
Lajv- och Spelföreningen Epos är ansluten till Sverok – Spelhobbbyförbundet. Föreningen får vara ansluten till även ett annat förbund, men kan inte få bidrag från MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor) via det andra förbundet.

§ 4 Medlemskapet
Medlemskap är ett aktivt val som varje blivande medlem gör och förutsätter att den blivande medlemmen har godkänt medlemsreglerna och föreningens stadgar. Alla medlemmar har närvarorätt och yttranderätt på alla föreningens möten, medlemmar har rösträtt på medlemsmöten och årsmöten. Föreningens medlemsavgift fastställs av dess högsta beslutande organ, årsmötet. Medlemskapet måste förnyas varje år. En medlem kan begära att avsluta sitt medlemskap när som helst under året, och kommer då att tas bort ur medlemsregistret som finns i Sveroks föreningsportal. Medlem kan uteslutas ur föreningen om föreningens syfte motarbetas, eller att medlem på annat sätt agerar i strid mot föreningens stadgar. Årsmötet beslutar uteslutning. Beslutet ska tas med absolut majoritet. Styrelsen kan besluta om tillfällig avstängning av medlem med absolut majoritet på ett styrelsemöte.

§ 5 Styrelsen
Styrelsen har i uppgift att leda föreningen framåt enligt medlemmarnas vilja. Styrelsen ska vara representanter för föreningen och väljs av årsmötet. Styrelsen har ansvar för föreningens ekonomi. Styrelsemöten ska hållas minst varannan månad. För att styrelsemötet ska anses vara giltigt så gäller att minst hälften av styrelsemedlemmarna deltar. Om mötet har annonserats mindre än två veckor i förväg så gäller dessutom att alla styrelsemedlemmar godkänner att mötet ska hållas. Beslut som styrelsen tar måste godkännas av minst hälften av hela styrelsen.
I styrelsen ska det ingå en ordförande, en sekreterare, en kassör och minst två övriga ledamöter. Val av styrelse sker under årsmötet. Samtliga styrelsemedlemmar måste vara medlemmar i föreningen inom en månad från det att de har valts till styrelse. Det är styrelsen själva som fördelar posterna. Posterna ska meddelas föreningens medlemmar så snart de är bestämda. Förändring av posterna ska också meddelas föreningens medlemmar.
Sittande i styrelsen får när de vill i samråd med övriga styrelsen avsäga sig sitt uppdrag i styrelsen. Om detta sker är det upp till kvarvarande styrelse att välja om de ska ta in en av suppleanterna eller inte. Om styrelsen inte längre kan fylla alla poster som krävs enligt ovan så måste kvarvarande i styrelsen kalla till ett extra årsmöte så snart som möjligt för val av ny styrelse. Vid ett sådant årsmöte har valberedningen i uppgift att som vanligt ge förslag till ny styrelse.

§ 6 Revisorer
Revisorernas uppgift är att granska styrelsens hantering av ekonomin under det gångna året och presentera denna granskning för föreningen under årsmötet. Revisorerna utses av årsmötet. Revisor får vara medlem i föreningen, men får aldrig inneha någon styrelsepost. Antalet revisorer som föreningen ska ha beslutas av årsmötet.

§ 7 Valberedningen
Valberedningens uppgift är att inför årsmötet lämna ett eller flera färdiga förslag på en ny styrelse, samt en kandidatlista med personer som kan väljas till ny styrelse om valberedningens alla förslag skulle bli nedröstade. Valberedningen ska vara öppna och tydliga med att de tar in förslag på styrelsemedlemmar senast två veckor innan årsmötet där ny styrelse ska väljas. Medlemmar har rätten att också ge förslag på färdig styrelse till valberedningen som måste ta upp detta som ett av sina förslag. Valberedningens förslag på styrelse måste innefatta minst fem ledamöter. Den kan också innefatta en eller flera suppleanter. I kandidatlistan för ny styrelse så måste samtliga personer som ingick i valberedningens färdiga förslag finnas med. I kandidatlistan måste även personer som har bett om att få vara med på kandidatlistan finnas med. Valberedningens färdiga förslag och slutgiltig kandidatlista ska presenteras för föreningen i samband med att dagordning och annat material för årsmötet delges medlemmarna.
Valberedningen väljs av årsmötet. Alla föreningens medlemmar är valbara till valberedningen. Årsmötet beslutar om antalet personer i valberedningen.
 
§ 8 Årsmötet
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Årsmötet ska hållas någon gång under januari. Styrelsen beslutar om tid och plats för årsmötet. Kallelse ska delges föreningens medlemmar via Discord och Facebook senast två veckor innan mötet. Medlemmar äger rätt att ge förslag till ärenden som ska behandlas på mötet, detta ska dock ske senast en vecka innan mötets genomförande. Dagordning och övriga underlag ska tillhandahållas föreningens medlemmar senast 3 dagar innan årsmötet. Dessa punkter ska alltid ingå i ordinarie årsmöte:

1. Val av mötesordförande och mötessekreterare
2. Val av justeringspersoner, tillika rösträknare
3. Fastställande av dagordning
4. Fastställande av röstlängd
5. Årsmötets behöriga utlysande
6. Verksamhetsberättelse gås igenom
a. Föreningens genomförda verksamhet under året
b. Den ekonomiska situationen och utvecklingen under året
c. Vilka som har ingått i styrelsen, och dessas poster
d. Hur medlemskapet ser ut i föreningen
7. Revisionsberättelse och fastställande av balansräkning
8. Beslut om årets budget och medlemsavgift.
9. Beslut om verksamhetsplan.
10. Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen
11. Behandling av inkomna motioner och styrelsens förslag
12. Val av styrelse och suppleanter, först genom omröstning om valberedningens förslag, sedan eventuellt personval.
13. Val av revisorer
14. Val av valberedning
15. Mötet avslutas
Beslut på årsmötet fattas med enkel majoritet.

§ 9 Extra årsmöte
Om revisorerna, styrelsen eller en tredjedel av medlemmarna i föreningen så kräver, ska extra årsmöte hållas. Kallelse tillsammans med dagordning och beslutsunderlag ska delges föreningens medlemmar senast två veckor innan mötet. Under det extra årsmötet så ska endast de frågor som föranlett mötet behandlas.

§ 10 Firmateckning
Firmatecknare för föreningen beslutas av den sittande styrelsen. Firmatecknare förblir firmatecknare till dess att styrelsen utser nya firmatecknare eller att firmatecknarna själva avsäger sig uppdraget. Styrelsen kan alltid teckna för föreningen.

§ 11 Beslutsformer
För föreningens möten gäller att endast närvarande ledamöter och medlemmar har rösträtt. Besluten fattas med handuppräckning. Kan inget beslut nås på grund av lika röstetal så bordläggs ärendet tills majoritet kan uppnås.
Vid val av ny styrelse ska föreningen i första hand rösta om valberedningens färdiga förslag på ny styrelse och eventuella suppleanter. Om flera förslag finns så ställs två av förslagen mot varandra i omröstning. Flest röster vinner. Vinnaren av omröstningen ställs mot nästa alternativ, och så vidare (kontrapropositionsvotering). När endast ett alternativ finns kvar så röstas om det enda alternativet. Beslut om valberedningens färdiga förslag fattas med absolut majoritet under sluten omröstning. Om absolut majoritet för förslaget inte uppnås vid sista omröstningen så kommer personval utifrån valberedningens kandidatlista att hållas för att utse en ny styrelse.
För ett sådant personval kommer det röstsystem som kallas ”Enkel överförbar röst” att tillämpas enligt bestämda former. Det röstsystemet bygger på att alla röstberättigade rangordnar personerna i kandidatlistan för vem de helst vill se i styrelsen. Principen är att först räknas bara första kandidaten på varje valsedel, men om första kandidaten redan är vald eller har eliminerats på grund av för få röster räknas istället andra kandidaten och så vidare.
Vid andra personval så tillämpas sluten röstning. Vid lika röstetal vid dessa personval så kan maximalt ett omval hållas. Om lika röstetal uppkommer även efter omval så tillämpas lottning.

§ 12 Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår följer det vanliga kalenderåret med början 1 januari och slut 31 december.

§ 13 Ändring av stadgar och regler
Ändring av dessa stadgar kräver beslut med absolut majoritet under två på varandra följande årsmöten, varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst en månad förflyta. För att ändra andra regler vad gäller exempelvis medlemskap krävs beslut med absolut majoritet under ett årsmöte.

§ 14 Arvoden och andra utgifter
Föreningens utgifter beslutar föreningens styrelse om, dock så måste dessa beslut följa årsmötets beslut om budget. De enda utgifter som styrelsen inte kan besluta om är eventuella arvoden, dessa beslutas av årsmötet.

§ 15 Föreningens material och andra ägodelar
Styrelsen beslutar om var föreningens material ska förvaras. Styrelsen beslutar också om vem som ska ha tillgång till föreningens material, och vem som ska få använda materialet.


§ 16 Upplösning
Upplösning av föreningen kräver beslut med absolut majoritet under två på varandra följande
årsmöten, varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst två månader förflyta. Föreningens kvarvarande tillgångar fördelas efter beslut på sista årsmötet till en förening med liknande syfte. Tillgångarna får ej tillfalla någon privatperson.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här