Stadgar för föreningen Sundsvalls Fenixorder

§ 1 Namn & Säte
Föreningens namn är Sundsvalls Fenixorder. Föreningen har sitt säte i Sundsvalls kommun. Föreningens organisationsnummer är 802476–6456.

§ 2 Form & Ändamål
Föreningen är fristående, partipolitiskt och religiöst obunden.

Föreningen ska arbeta för att samla och engagera Harry Potter - intresserade och främja utövandet av Harry Potter - relaterade aktiviteter i Sundsvall med omnejd. Föreningen ska anordna och delta i olika evenemang, både inom den egna föreningen men även, i den mån som möjligt är, i sådant som utomstående parter arrangerat. På interna sammankomster får ej alkohol eller droger förekomma, och rökning sker utomhus på anvisad plats.

Föreningen är ansluten till Sverok. Föreningens kontonamn hos Sverok är F161919-6.

§ 3 Medlemskapet
Föreningen är öppen för alla, förutsatt att stadgarna godtas och att medlemsavgiften betalas. Alla medlemmar har närvarorätt och yttranderätt på alla föreningens möten, medlemmar har rösträtt på medlemsmöten och årsmöten. Föreningens medlemsavgift fastställs av dess högsta beslutande organ, årsmötet. En medlem som missköter sig kan bli avstängd av föreningens styrelse. Nästa årsmöte måste då besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.

§ 4 Årsmötet
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Årsmötet ska hållas senast i mars månad varje år och kallelse skall delges föreningens medlemmar senast två veckor innan mötet. Medlemmar äger rätt att ge förslag till ärenden som ska behandlas på mötet, detta ska dock ske senast 10 dagar innan mötets genomförande. Dagordning och övriga underlag skall tillhandahållas föreningens medlemmar senast 7 dagar innan årsmötet.

Följande punkter skall finnas med på årsmötets dagordning:
1. Val av mötesordförande och mötessekreterare
2. Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare
3. Fastställande av dagordning
4. Fastställande av röstlängd
5. Verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
6. Revisionsberättelse och fastställande av balansräkning
7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen angående det föregående verksamhetsåret
8. Årets verksamhetsplan
9. Beslut om medlemsavgift
10. Behandling av inkomna motioner och styrelsens förslag
11. Val av ordförande
12. Val av kassör
13. Val av övriga ledamöter
14. Val av eventuella suppleanter
15. Val av revisor
16. Val av firmatecknare
17. Mötet avslutas

Beslut på årsmötet fattas med enkel majoritet.

§ 5 Extra årsmöte
Om revisorn, styrelsen eller ⅓ av medlemmarna i föreningen så kräver, skall extra årsmöte hållas. Kallelse skall skickas till medlemmarna minst 2 veckor i förväg tillsammans med dagordning och beslutsunderlag. Under det extra årsmötet får endast de frågor som föranlett mötet behandlas.

§6 Beslutsformer
För föreningens möten gäller att endast närvarande ledamöter och medlemmar har rösträtt. Besluten fattas med ja eller nej-rop. Vid begäran om votering används handuppräckning. Kan ej beslut nås genom lika röstetal så bordläggs ärendet tills majoritet kan uppnås.

§ 7 Firmatecknare
Två firmatecknare utses av styrelsen.

§ 8 Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår är bokår, 1 januari till och med 31 december.

§ 9 Stadgeändring
Ändring av dessa stadgar kräver beslut med kvalificerad majoritet på två på varandra följande årsmöten, varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst 2 månader förflyta.

§ 10 Upplösning
Upplösning av föreningen kräver beslut med kvalificerad majoritet på två på varandra följande årsmöten, varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst 2 månader förflyta.

Föreningens kvarvarande tillgångar skall vid upplösning gå till Sverok – Spelhobbyförbundet.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.